Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Налоговый кодекс, в свою очередь, в пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ включает в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, «расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями». То есть Налоговый кодекс подтверждает право налогоплательщиков заниматься бухгалтерией не самостоятельно, а посредством аутсорсинга.

Можно ли сдавать бухгалтерскую отчётность на бумаге в 2023 году

Большая часть бухгалтерской отчётности с 2023 года принимается в электронном виде. Однако есть некоторые исключения, когда документы могут быть представлены на бумажном носителе.

Отчётность, которую бухгалтер может сдать на бумаге:

• Зарплатная: малые предприятия и индивидуальные предприниматели с численностью персонала до 10 человек могут сдавать зарплатную отчётность на бумажном носителе. Это касается ЕФС-1 и расчётов по страховым взносам (РСВ). При наличии 11 и более работников отчётность должна быть представлена в электронном виде.
• Налоговая: отчётность по налогам с полученных доходов и налогу на прибыль может быть сдана на бумаге, если среднесписочная численность работников предприятия не превышает 100 человек. Остальные налогоплательщики должны сдавать налоговую отчётность только в электронном виде.
• Декларация по Упрощённой системе налогообложения (УСН): если среднесписочная численность работников предприятия, применяющего УСН, не превышает 100 человек, то декларацию по УСН можно сдать в бумажном виде. В остальных случаях отчётность должна быть представлена электронно.

Отчётность, которую бухгалтер сдаёт только в электронном виде:

• Бухгалтерская: Федеральная налоговая служба принимает всю бухгалтерскую отчётность только в электронном виде. Среди документов — бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах (прибылях и убытках), отчёт о движении денежных средств и прочая отчётность, установленная законодательством.
• Аудиторская: если предприятие обязано проводить аудит и делать аудиторское заключение, то предоставить его можно только в электронном виде.

Когда придется узаконить

В 402-ФЗ указано, нужен ли приказ, чтобы генеральный директор подписал за главного бухгалтера, — нет, если гендир или ИП самостоятельно ведет бухучет в организации. Если же по штатному расписанию предусмотрена должность главного бухгалтера и он работает в учреждении, то право на вторую подпись принадлежит финансовому специалисту. В этом случае на документах необходимо ставить две подписи.

В первую очередь это касается счетов-фактур и товарных накладных. Если организация претендует на налоговый вычет по НДС, она представляет в налоговую инспекцию оригиналы счетов-фактур с выделенным налогом (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина №03-07-09/42854 от 27.08.2014). Их подписывают и гендиректор, и главбух. Если директор подписал счет-фактуру за главного бухгалтера при его фактическом наличии в учреждении, налоговики направят запрос на разъяснения. Правомерность визирования подтвердит распоряжение о наделении правом подписи.

Есть и другая ситуация, когда гендиректор фактически выполняет функции бухгалтера. В таком случае при двух одинаковых визах в счете-фактуре у налоговиков нет причин отказать в вычете (постановление ФАС Северо-Кавказского округа №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009).

Что должен делать главбух

То, что в новом Законе о бухучете ничего не говорится об ответственности главбуха, непривычно и кажется странным. Однако это вполне объяснимо. Государство защищает права пользователей бухгалтерской отчетности на получение качественной финансовой информации и поэтому обязывает организацию составлять годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность по определенным правила мп. 2 ст. 13 Закона № 402-ФЗ . Кто именно в организации составляет отчетность — ее внутреннее дело. Закон говорит лишь о том, что организация обязана возложить обязанность ведения бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лиц оп. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) . Поскольку отношения между организацией и главным бухгалтером (как и любым другим работником) не относятся к сфере действия Закона о бухучете, они регулируются трудовым законодательством. А значит, обязанности главного бухгалтера определяются исключительно трудовым договором.

Как правило, в небольших организациях главбух — это единственный финансовый работник. Поэтому в его обязанности входит не только ведение учета, но и формирование учетной политики и составление отчетности. Однако возложить эти обязанности на главбуха можно только трудовым договором.

В то же время в больших организациях с разветвленной финансовой службой главбух может отвечать исключительно за ввод данных первичных документов в бухгалтерскую программу. Совсем не обязательно, чтобы именно главбух отвечал за формирование учетной политики. Например, организация составляет отчетность не только по российским стандартам бухучета (РСБУ), но и по МСФО, причем международной отчетностью занимается не бухгалтерия, а отдел МСФО. И если организация формирует учетную политику по РСБУ таким образом, чтобы отделу МСФО приходилось делать меньше трансформационных корректировок, то ответственность за формирование учетной политики можно возложить на руководителя финансового департамента (если в этот департамент входят и бухгалтерия, и отдел МСФО). В этом случае вполне логично ответственность за составление достоверной финансовой отчетности, в том числе по РСБУ, также возложить на финансового директора. Ведь именно он принимает решения, влияющие на отчетность, а главбух их только исполняет.

Чтобы было понятнее, приведем такой пример. Согласно учетной политике по РСБУ организация проводит обесценение ОС. При тестировании объекта (здания гостиницы) установлены признаки обесценения — расчетный чистый денежный поток за предполагаемый период эксплуатации объекта оказался отрицательным. Финансовый директор, получив эту информацию, установил, что здание гостиницы и земельный участок, на котором оно построено, учтены как единый объект ОС. При этом отдел анализа и оценки сообщил, что рыночная стоимость земельного участка значительно выше его балансовой стоимости. Финансовый директор принял решение: земельный участок признать в отчетности по рыночной стоимости, а здание гостиницы списать на убытки от обесценения. Бухгалтерия сделала проводки в бухгалтерской программе. Очевидно, что ответственность за составление финансовой отчетности в такой ситуации ложится на финдиректора, а не на главного бухгалтера.

Подпись главного бухгалтера при аутсорсинге

Документооборот в любой компании должен быть четко структурированным, регламентированным. Причем касается это как внутреннего обмена документами, так и внешнего. И если в первом случае с регламентацией можно повременить, то во втором без нее не обойтись.

Регламент позволяет минимизировать ряд актуальных рисков:

• несвоевременную передачу документов аутсорсеру со всеми вытекающими последствиями (вплоть до получения налоговых штрафов);

• потерю документов на пути следования от заказчика к исполнителю и обратно;

• сложности поиска нужных документов в номенклатурной базе (с обеих сторон!);

• отсутствие возможности установления взаимосвязей между документами в рамках истории конкретной сделки

• и многие другие.

Регламентация документооборота, во-первых, дисциплинирует его участников, а во-вторых, является необходимым условием автоматизации ряда бизнес-процессов. Кроме того, она обеспечивает существенную экономию времени на передачу, получение, поиск, экспертизу документов.

---

Если вы планируете сотрудничать с профильным, крупным, опытным аутсорсером, скорее всего, регламентация документооборота будет предложена исполнителем. И новой компании имеет смысл ее принять, поскольку это существенно сэкономит время и ресурсы на разработку собственного регламента. Если вы передаете на аутсорсинг бухгалтерию функционирующей бизнес-структуры со своим регламентированным документооборотом, придется адаптировать регламент. Это рационально и не так сложно, как может показаться.

Итак, с чего же начинается регламент? Правильно, с разработки форм первичной документации. Если у вас новая компания, создание таких форм очень актуально. Кстати, эту функцию вы можете передать на аутсорсинг. Если первичка давно сформирована, закажите экспертизу документов аутсорсеру. Специалисты проверят формы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства.

Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.

Третий аспект регламентации, требующий особого внимания, – сроки. Они должны быть определены четко, однозначно. Фиксируются сроки передачи документов в договоре или дополнительном соглашении. Причем обратите внимание на то, что устанавливать нужно не только сроки передачи документов аутсорсеру, но и сроки возврата таковых.

---

Когда документооборот из бумажной регламентной плоскости переходит непосредственно в практическую, возникает логичный вопрос: как организовать обмен документами, чтобы он был максимально удобным для обеих сторон, безопасным? Здесь возможно несколько вариантов:

• заказчик самостоятельно передает аутсорсеру документы на бумажных носителях;

• представитель аутсорсера в определенные сроки забирает из офиса заказчика первичную документацию, необходимую для ведения учета, составления отчетности;

• документооборот автоматизируется, переводится в электронный формат.

Последний способ становится все более популярным. Он позволяет оптимизировать процесс формирования, регистрации, передачи, получения документов. Также ЭДО минимизирует риск потери документов, как это часто бывает с бумажными образцами.

Независимо от того, каким способом передаются документы заказчиком аутсорсеру и обратно, рекомендуется использовать дополнительные бланки – реестры. Фактически они представляют собой описи передаваемых документов. Наличие реестра оптимизирует процесс проверки, регистрации переданных, полученных образцов. Если вы передаете бумажную первичку, оформляйте акт приема-передачи.

Что касается выбора формата организации документооборота, это вопрос индивидуальный. Он обсуждается при заключении договора на бухгалтерское сопровождение.

---

Документооборот между компанией-заказчиком и аутсорсером предусматривает не только обработку данных, создание документов, но и их хранение. Причем оно должно быть максимально безопасным. Если речь идет об электронных документах, хранение может быть организовано:

• заказчиком;

• исполнителем;

• с использованием облачного сервиса и предоставлением доступа к нему определенным лицам.

Электронные базы удобно передавать на хранение аутсорсеру. Но в целях безопасности лучше хранить у себя архивы. Обновлять базы рационально раз в месяц.

Что касается бумажной документации, ее хранение – тоже вопрос обсуждаемый. Практика показывает, что многие заказчики опасаются передавать певичку на хранение аутсорсеру, поскольку расценивают это как потерю контроля над документооборотом. Такая ситуация для вас актуальна? Договоритесь с исполнителем о возврате документов в определенные сроки.

Как подписать документы без негативных последствий

Цель встречи – согласование всех рабочих процессов в деталях. Встреча возможна в любом удобном для клиента формате – очном или заочном. Примерный план встречи:

1. Представление контактных лиц
2. Список получателей корпоративных отчётов
3. Процедуры обмена информацией. Инструменты, права участников, требования о конфиденциальности
4. Расписание обучения сотрудников клиента работе с инструментами. Accountor Extranet, Accountor eInvoice Manager (система автоматизации оплаты счетов).
5. Прочие важные для сотрудничества вопросы

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

1. Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
2. Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
3. Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
4. Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

• Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
• Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
• Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
• Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
• Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Визирует ли главбух договор?

В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете» (далее – Закон), без подписи главного бухгалтера недействительны и не должны исполняться денежные и расчетные документы и финансовые и кредитные обязательства.
Если широко трактовать данный закон, то любой договор, в котором предусматривается порядок расчетов, исполнение денежных обязательств, должен быть подписан главным бухгалтером. Это подтверждают и подзаконные акты. В частности, в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н, указано, что под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Однако действительность договора (правовую силу) определяют по правилам гражданского законодательства.

Отсутствие подписи главного бухгалтера в договорах гражданско-правового характера, подписанных от имени юридического лица, не влечет ничтожность таких договоров по основанию, предусмотренному статьей 168 Гражданского кодекса как не соответствующих требованию пункта 3 статьи 7 Закона. Согласно статье 168 ГК РФ, сделка, не соответствующая требованиям закона или требованиям иных правовых актов, ничтожна, если закон не устанавливает, что такая сделка оспорима, или не предусматривает иных последствий его нарушения.

Кроме того, в соответствии с гражданским законодательством главный бухгалтер не является органом юридического лица, и положения пункта 1 статьи 53 ГК РФ не устанавливают в качестве обязательного требования к договорам наличие подписи главного бухгалтера. Требование подписывать договор от имени главного бухгалтера также не установлено ни одним из положений части второй ГК РФ, регулирующих отдельные виды договоров. Таким образом, если на договоре отсутствует подпись главного бухгалтера, то это ни в коем случае не влечет его гражданско-правовой недействительности.

Правомерность Расходных Документов Без Подписи Главного Бухгалтера

Согласно п. 7.5 Инструкции право первой подписи принадлежит руководителю клиента — юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением главного бухгалтера клиента — юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта руководителя юридического лица лиц), наделенным правом первой подписи распорядительным актом руководителя юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Согласно абзацу третьему п. 2 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.04.1999 N 5, если иное не установлено законом или договором, банк несет ответственность за последствия исполнения поручений, выданных неуполномоченными лицами (и в тех случаях, когда с использованием предусмотренных банковскими правилами и договором процедур банк не мог установить факта выдачи распоряжения неуполномоченными лицами).

Без подписи главного бухгалтера

1) В организации планируется с нового года вывести главного бухгалтера из аппарата управления и подчинить его заместителю директора. Сейчас он подчиняется напрямую директору. При этом у главного бухгалтера остаётся право второй подписи. Возможно ли такая структура? Получается, что главный бухгалтер с правом второй подписи будет находиться в подчинении у заместителя директора без права подписи. Зинаида.

5) Может ли гендиректор возложить на себя обязанности гл.буха (с правом подписи за него) без его согласия и при наличии фактически действующего главного бухгалтера (он не на больничном, не в отпуске) в организации. Если можно, подскажите, в каком законе есть ответ на этот вопрос.

В ст.23 НК указано, что сведения бухгалтерского учета и прочие документы, надобные для начисления и выплаты налогов, сберегать надо четыре года. Документы, которые удостоверяют убыток, переносимый на будущий период, должны сберегаться до момента уменьшения налогооблагаемой суммы на величину понесенного ранее убытка (ст.283 НК).

• право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
• право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).

Где, как и сколько времени хранить приказ

После того, как приказ будет сформирован, надлежащим образом завизирован и издан, на период действия его следует подшить в папку текущей распорядительной документации компании. После истечения срока его актуальности, документ надо передать в архив предприятия, где он должен храниться на протяжении периода, установленного для такого рода документов внутренними нормативно-правовыми актами или законодательством РФ.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора относится ко внутренней распорядительной документации фирмы и составляется при определенных условиях. В большинстве случаев такой документ издается на предприятиях малого сектора экономики, поскольку в крупных организациях с большими оборотами перекладывание функции бухгалтера на директора попросту нецелесообразно.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

• разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
• в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
• организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
• обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др. );
• другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

Передача дел новому главному бухгалтеру

Шестой раздел – «Состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации». В этом разделе указываются сведения о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами). Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с инспекциями и государственными внебюджетными фондами. По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда. Новый главный бухгалтер должен провести ревизию состояния учета и отчетности.

Для этого необходимо проверить наличие документов. К ним относятся: учредительные и регистрационные бумаги; учетная политика; первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т. п. ); регистры бухгалтерского и налогового учета; бухгалтерские справки; финансовая и налоговая отчетность; отчетность во внебюджетные фонды; акты сверок с ИФНС, акты по проводимым проверкам; инвентаризационные описи; кассовые документы, выписки банков и платежные поручения; кадровые бумаги, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ; должностные обязанности сотрудников бухгалтерии; список лиц, имеющих право подписи на первичных документах, и другие бумаги, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета. К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки.

И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены. Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству.

Например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т. д. Также проверяется отчетность на соответствие показателей данным бухучета и правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Когда директор вправе подписывать бумаги за главбуха

В законе о бухгалтерском учете указано, может ли генеральный директор подписывать за главного бухгалтера, — да, гендир вправе визировать документацию за главбуха (ч. 1 ст. 7 402-ФЗ). Руководитель организует ведение бухучета в учреждении и обладает правом подписи всех бумаг. Эти права не требуется дополнительно подтверждать документально.
Это подтверждает и законодательство об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. В нормативах закреплено, имеет ли право директор подписывать документы за главного бухгалтера, — да, гендир без доверенности действует от имени организации и в ее интересах (п. 2 ст. 69 208-ФЗ от 26.12.1995, п. 3 ст. 40 14-ФЗ от 08.02.1998). То есть единоличный исполнитель вправе издавать распоряжения и подписывать любую документацию организации, в том числе бухгалтерскую.

Гендиректор вправе расписываться на всех организационных бумагах. В Гражданском кодексе закреплено, может ли главбух подписывать документы за генерального, — не всегда (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Главный бухгалтер имеет возможность расписаться в счете-фактуре по доверенности или приказу о наделении правом подписи. А вот финансовые и расчетные документы главбух подписывать не вправе — ему доступна только вторая подпись. Платежные поручения и расчетные бумаги первым визирует только гендиректор (Инструкция ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006, письмо Ассоциации российских банков №А-02/5-245 от 14.05.2007, письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007).

Если в учреждении есть главбух, но документы за него подписывает руководитель, подготовьте распоряжение о наделении правом подписи.

Вот как оформить приказ, по которому генеральный директор подписывает за главного бухгалтера первичные документы:

1. Укажите наименование организации.
2. Внесите основные реквизиты приказа — номер, дату, место выпуска.
3. Озаглавьте приказ.
4. Опишите причину издания распоряжения.
5. Укажите основания для передачи полномочий — законодательные нормы.
6. Определите сотрудника (директора), которому передают полномочия на подписание бухгалтерских бумаг. Визу отдельно подтверждают в приложении к распоряжению.
7. Завизируйте приказ у руководителя и поставьте печать.

Бухгалтерия на удалёнке

Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

Частных бухгалтеров можно привлечь и по гражданско-правовому договору. Но здесь много рисков — они общие для всех фрилансеров.

Пока ещё трудно оценить в масштабах всего рынка бухгалтерских услуг, насколько работа дистанционных бухгалтеров эффективнее, чем на рабочем месте в офисе или работа бухгалтерии на аутсорсинге. Оценка делается индивидуально — на уровне конкретного бизнеса. Но использование электронного документооборота позволяет сделать бухгалтерию на удалёнке альтернативой штатной бухгалтерии на базе компании. Может быть она и альтернативой бухгалтерскому аутсорсингу. Однако в данном случае трудно полностью контролировать работу бухгалтеров, всё равно нужен специалист в штате, который бы курировал все вопросы и нёс ответственность за результаты работы, её качество и своевременность.

Возможность выбора из разных вариантов — главное преимущество сегодняшнего развития рынка бухгалтерских услуг, которое усиливается развитием электронного документооборота.

Не стоит искать универсальный вариант. Выберите то, что подходит именно вам.

Например, ИП без работников на УСН нет никакой необходимости формировать штат бухгалтеров. Первичный учёт можно вести самому — для этого есть много программ и сервисов. Можно использовать услуги оператора ЭДО или привлечь для этого аутсорсера. Составить раз в год декларацию — тоже не проблема, для этого можно разово привлечь удалённого бухгалтера.

Предпринимателям и компаниям, которым нужно вести бухгалтерский учёт, у которых есть работники, но при этом бизнес небольшой или среднего масштаба, можно ограничиться услугами аутсорсинговых бухгалтерских фирм. Если при этом есть желание иметь в штате своего бухгалтера — оставить только главного бухгалтера, который будет контролировать все процессы.

Весьма важным представляется вопрос о том, будет ли нести бухгалтер какую-либо ответственность за проставление своей визы в договоре, если завизированный им текст впоследствии окажется содержащим ошибку или противоречащим законодательству. Исходя из положений закона, обязанности у бухгалтера возникают тогда, когда появляются документы, связанные с совершением хозяйственных операций, иначе говоря – с деятельностью организации по исполнению уже заключенных договоров. Проверять «на безошибочность» текст договора – это в первую очередь обязанность юрисконсульта организации, поэтому проставление бухгалтером визы на договоре не может повлечь для него каких-либо юридически значимых последствий. Причем это правило распространяется не только на случаи визирования договора, но и на случаи проставления бухгалтером подписи в договоре, если такая обязанность предусмотрена внутренними документами организации.

Похожие записи:

• Причины отказа в приватизации квартиры сиротам
• Критерии стимулирования работников ДОУ 2023-19
• Обеденный перерыв по трудовому кодексу при 8 часовом