Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при трудоустройстве на работу ТК РФ 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ
В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
- СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
- документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
- документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
- справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
- справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.
Комментарий к ст. 65 ТК РФ
1. Часть 1 ст. 65 предусматривает конкретный перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу.
Прежде всего, это документ, удостоверяющий личность. Основным таким документом является паспорт. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).
2. При приеме на работу, если речь не идет о работе по совместительству или о заключении трудового договора впервые, работник представляет также трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
В соответствии с ч. 5 комментируемой статьи в том случае, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Так как закон не связывает обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку лицу, у которого она отсутствует, с какой-либо конкретной причиной ее отсутствия, следует полагать, что такая обязанность возникает независимо от причины, по которой у работника трудовая книжка отсутствует. Работодатель обязан также оформлять трудовые книжки лицам, поступающим на работу впервые (см. коммент. к ст. 66).
3. Помимо документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки, работник представляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство — это документ, подтверждающий регистрацию работника в системе Пенсионного фонда РФ. В нем указан страховой номер, т.е. постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом РФ лицевому счету работника. Если лицо поступило на работу впервые, страховое свидетельство оформляется работодателем. Страховое свидетельство выдается работнику на руки и хранится у него.
4. Лица военнообязанные, а также подлежащие призыву на военную службу, предъявляют документы воинского учета.
5. Если работа, для выполнения которой заключается трудовой договор, требует специальных знаний (подготовки), работник обязан предъявить соответствующий документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, например диплом врача, удостоверение водителя автомашины. Прием на работу без такого документа не допускается.
6. При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, работник обязан представить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такая справка выдается в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел. В настоящее время порядок выдачи таких справок установлен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утв. МВД России от 07.11.2011 N 1121.
7. В необходимых случаях и с учетом специфики выполняемой работы работодатель вправе потребовать от поступающего дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Например, Законом о государственной гражданской службе установлено, что при поступлении на гражданскую службу гражданин предъявляет, помимо указанных документов, свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ, а также сведения о доходах, об имуществе, обязательствах имущественного характера (ч. 2 ст. 26).
Следует подчеркнуть, что в ч. 2 ст. 65 речь идет о нормативных правовых актах только федерального уровня и их перечень ограничен: федеральные законы, указы Президента РФ или постановления Правительства РФ. В связи с этим не могут быть установлены требования о дополнительных документах при приеме на работу, например, законом субъекта РФ или постановлением (приказом) министерства (пусть даже федерального уровня).
8. Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, т.к. это нарушает закрепленное в ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
Указанные запреты призваны способствовать соблюдению принципа равноправия при поступлении на работу, недопущению дискриминации в сфере трудовых отношений.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Шаг 4 — Получение согласия на использование кадрового ЭДО
При трудоустройстве нужно проинформировать сотрудника, что работодатель ведет электронный документооборот (ЭДО). По Закону от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ соискатель, который на 31.12.2021 г. имеет трудовой стаж, при трудоустройстве к работодателю, осуществляющему кадровый ЭДО или принявшему решение его вести, имеет право дать свое согласие на взаимодействие через ЭДО.
Это согласие не нужно от работников, оформленных или оформляемых на работу после 31.12.2021 г. и у которых на эту дату нет трудового стажа.
Отсутствие согласия сотрудника на ЭДО или электронной подписи — не основание, чтобы отказать в трудоустройстве или уволить.
Работодатель должен безвозмездно предоставлять сотрудникам, не давшим согласие на кадровый ЭДО, заверенные правильным образом бумажные документы, которые связаны с работой.
Шаг 5 — Оформление трудового договора
Трудовой договор заключается в письменном виде в двух экземплярах не позже 3-х рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ст. 67 ТК).
Трудовой договор, который не оформлен в письменной форме, считается заключенным, если сотрудник приступил к исполнению должностных обязанностей с ведома или по поручению работодателя.
В ст. 57 ТК сказано, что должно быть отражено в трудовом договоре.
Если в нем нет каких-то обязательных сведений, их нужно внести в текст трудового договора. Когда не прописаны какие-либо условия, надо оформить приложение к трудовому договору или же заключить письменное отдельное соглашение сторон — оно будет являться неотъемлемой частью трудового договора.
Когда режим работы сотрудника отличается от общепринятого у работодателя, требуется указать этот момент в трудовом договоре. Кроме того, режим рабочего времени прописывается в ситуации, если сотрудник оформлен по совместительству и с ним оформлен трудовой договор.
Обязательным условием трудового договора является оплата труда. Необходимо указать размер тарифной ставки или оклада, а также перечислить имеющиеся доплаты и надбавки.
С 2014 года в трудовом договоре прописываются условия труда на рабочем месте.
Зачастую вместо места и даты указывается дата составления трудового договора — это ошибка.
По ст. 5.27 КоАП уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее его оформление, а также заключение ГПХ договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказываются штрафными санкциями:
- предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
- штраф 1-5 тыс. руб. — для ИП;
- штраф 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.
Документы для оформления на работу, которые также может затребовать работодатель
В некоторых случаях, кроме базового пакета, работодатель может истребовать и другие документы, необходимые для трудоустройства. Все эти случаи конкретно описаны в законодательных нормах.
Возможность требовать от соискателя дополнительные документы при приеме на работу ТК РФ регламентирует особыми нормами и допускает только в тех случаях, когда это обусловлено объективными обстоятельствами и интересами претендента на вакансию.
Так работодатель может выставить соискателю требование на некоторые документы, предъявляемые при приеме на работу, являющиеся не обязательными, но объективно необходимыми. К ним относятся:
- ИНН – в случае, если он был выдан в иных субъектах РФ. Работодатель может запросить эти данные самостоятельно, однако, учитывая возможную удаленность, на их получение может уйти значительный период времени;
- Медицинская справка для устройства на работу – заключение конкретных специалистов – является необходимостью при трудоустройстве несовершеннолетних, а также в тех случаях, когда работа связана с особыми условиями труда в некоторых отраслях;
- Справка о заработной плате с предыдущего места работы – необходима для производства расчета выплат по больничному листу, где одна из расчетных позиций – среднемесячная заработная плата за предыдущие периоды;
- Справка о судимости при приеме на работу предоставляется для соискателей, претендующих на вакантные должности, не допускающие наличие судимости или нахождение под уголовным преследованием;
- Характеристика для устройства на работу – может быть необходима для принятия решения при конкурсном отборе, предусмотренном для той вакантной должности, на которую претендует соискатель, либо на работу, требующую особых личных качеств и умений.
Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу
Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:
- педагогическая,
- медицинская,
- правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
- муниципальная и госслужба,
- связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
- работа в авиакомпаниях,
- безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
- менеджмент клиринговых организаций,
- руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).
Появился новый документ — РВПО
С 1 января 2023 года принимать на работу иностранцев, которые учатся по очной форме в государственных образовательных или научных организациях можно вне квоты (п. 5 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 357-ФЗ).
В целях получения образования, иностранцы-студенты могут получить разрешение на временное проживание в РФ, а также возможность оформить вид на жительство вне зависимости от времени нахождения в России на основании разрешения на временное проживание.
Поскольку право на временное или постоянное проживание в РФ позволяет иностранным работникам трудоустраиваться вне квоты (ч. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ), то для привлечения их к работе не потребуется разрешение от МВД.
При приёме на работу иностранцы-студенты могут представить новый документ — разрешение на временное проживание в целях получения образования (РВПО). Его реквизиты нужно указать в трудовом договоре (ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 349-ФЗ).
Справка! РВПО — это разрешение на временное проживание в России в упрощённой форме для иностранцев, проходящих обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки или по программе подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре).
РВПО выдаётся по заявлению иностранного гражданина на срок обучения в государственной образовательной или научной организации и последующие 180 календарных дней. По истечении срока действия РВПО или его аннулирования, трудовой договор с сотрудником следует расторгнуть.
Список документов для приема на работу в 2023 году
Основной перечень документов приведен в статье 65 Трудового Кодекса Российской Федерации. В него входят:
- Паспорт гражданина РФ или другой документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка. Документ не предоставляется, если гражданин устраивается на работу первый раз, книжка была утеряна или он планирует работать в данной организации по совместительству.
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его отсутствии, документ оформляется через работодателя).
- Документ, подтверждающий определенные навыки, необходимые на конкретной работе (например, водительское удостоверение с соответствующей категорией для водителей грузовых автомобилей, кранов и т.д.).
- Документ воинского учета (для военнообязанных).
- Документы об образовании (диплом высшего или средне-специального учебного заведения, сертификаты о прохождении курсов, повышение квалификации и т.д.).
ИНН и пенсионное свидетельство
Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.
Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.
Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.
Какие документы необходимы
Перечень документов, обязательных для трудоустройства, содержится в ст. 65 ТК РФ.
Необходимо представление:
- паспорта (законом допускается предъявление иного удостоверяющего личность документа);
- трудовой книжки (если гражданин работал ранее, в иной ситуации книжка оформляется при поступлении на работу);
- документа воинского учета (военного билета) для мужчин и женщин, являющихся военнообязанными;
- документов, указывающих на уровень образования и квалификации (диплом ВУЗа, аттестат, справки об их достоверности);
- страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (при его отсутствии его оформляет наниматель).
Кроме вышеперечисленных бумаг при определенных обстоятельствах работника могут попросить о представлении:
- справки о наличии (отсутствии) судимости (если характер трудовой деятельности таков, что лица, подвергавшиеся уголовному преследованию, не могут быть допущены к ней);
- справки о факте наложения (или отсутствии) наказания за употребление наркотиков (если к работе не допускаются лица с такими ограничениями)
- медицинских справок (если предполагается работа в общепите, или на работу принимается несовершеннолетний);
- иные документы (водительские права, рекомендации и т. п.).
У работодателя нет права предъявлять работнику требования по представлению документов, не предусмотренных законами РФ.
Имейте в виду! Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. №152 предусматривает обязанность кадровика по оформлению с претендентом соглашения об обработке персональных данных.
Если данные сведения хранятся и используются неправильно, возможно наступление административной и уголовной ответственности.
Оформление трудовой книжки
Одновременно с зачислением работника в штат происходит внесение установленных законодательством записей в его трудовую книжку.
Если устройство на службу происходит впервые, трудовую книжку оформляют в этом же учреждении.
В такой ситуации вначале происходит заполнение титульного листа. Трудовая книжка является официальным документом, содержащим сведения о работе граждан.
В титульном листе трудовой должны содержаться сведения о:
- ФИО сотрудника (полностью, сокращения не допускаются) в соответствии с документами, удостоверяющими личность;
- дате рождения. Для ее записи применяют арабские цифры в следующем порядке: число, месяц и год. Число и месяц записываются двузначным, а год – четырехзначным числом;
- образовании. Их вносят на основании подтверждающей эту информацию документации (диплома, аттестата и т. д.). Если образование неоконченное, основанием для внесения сведений служит действительный на дату записи студенческий билет или справка из учреждения;
- профессии и специальности (основанием также служат подтверждающие бумаги).
После того как гражданином проверены внесенные сведения, он расписывается в трудовой. На первой странице ставится подпись оформляющего книжку работника. Подпись заверяется печатью отдела кадров.
Учтите! В трудовой книжке должны содержаться:
- порядковый номер записи;
- наименование организации;
- запись о том, что сотрудник принят в штат;
- данные о перемещениях, присвоении разрядов и т. п.;
- данные об увольнении;
- подпись представителя работодателя и печать учреждения.
Дополнительный перечень документов
При приеме на работу помимо основного списка документов, который должен в обязательном порядке предоставляться сотрудником в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, работодатель имеет право (и возможность) запросить свой — дополнительный перечень документов. Они будут свидетельствовать о профессиональной ориентированности нового сотрудника. Подтверждать, что на работу поступил действительно компетентный специалист. К таким документам относятся:
- Портфолио профессиональной деятельности;
- Справка из медицинского учреждения, подтверждающая удовлетворительное состояние здоровья для выполнения определенного круга обязанностей;
- Документы, предоставляющие данные о доходах сотрудника;
- Документация об имуществе , находящемся в собственности сотрудника.
В свою очередь сотрудник также может предоставить своей перечень дополнительной документации, например:
- Рекомендательное письмо с предыдущего места работы;
- Свидетельство о рождении ребенка (для получения дополнительных льгот).
Подчеркнем, что выше мы перечислили не необходимые документы при приеме на работу. От них можно отказаться. Кроме того, список может видоизменяться в зависимости от пожелания руководителя.