Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов в электронном архиве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Выбор облачного архива
Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:
- Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
- Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
- Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
- Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.
Какие произойдут изменения
Поскольку законодательством не предусмотрено единых стандартов организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:
- отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;
- нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;
- отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат УКЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;
- нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.
В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:
- невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;
- ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;
- доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;
- сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата УКЭП, использовавшейся для подписания документа;
- наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность УКЭП.
Способы хранения электронных документов
Документы долгосрочного хранения можно разместить:
- На внешних носителях. Недорогой, простой, но при этом самый ненадежный способ. Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. У них ограниченный ресурс перезаписи, который часто меньше заявленного. Серьезную защиту от несанкционированного доступа на таких носителях организовать невозможно.
- Локальный архив на компьютере. Также сравнительно простой и дешевый, но не очень надежный способ. На компьютере можно организовать только самое простое разграничение прав доступа, при этом оно будет неудобным для пользователей архива. Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом, так как обычно информационная безопасность на большинстве предприятий организована на самом низком уровне. Компьютер может сломаться, и тогда архив может быть полностью утерян.
- Облачный архив. Его единственная особенность — для доступа к данным нужен интернет. В остальном он полностью соответствует всем требованиям к хранению архива с ЭД: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных.
- Системы электронного документооборота. Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. Такая функция есть в «1С:Документооборот», «1С:Архив», а в связке с «1С:ЭДО» будет также работать функция обмена документами с внешними контрагентами. В «1С:Документооборот» можно организовать гибкую систему разграничения прав доступа к документам, плюс система по умолчанию хорошо защищена от несанкционированного доступа. В ней реализована удобная структура номенклатурных дел, с учетом, в том числе, и бумажных архивных документов.
Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов
Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:
- А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
- Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
- Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?
Кратко: что такое электронные документы и ЭДО
Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.
Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).
Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).
Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.
Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как
- бухгалтерские,
- складские,
- перевозочные,
- управленческие,
- архивные,
- кадровые.
Сроки хранения и утилизации электронных документов
Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:
- счета-фактуры, первичка — 5 лет;
- регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
- квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
- годовые финансовые отчеты — 10 лет;
- учетная политика предприятия — 5 лет;
- сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
- передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
- все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.
В электронном архиве бухгалтеры базово должны хранить два типа документа:
-
Электронные скан-копии бумажных документов, которые они получили по почте или курьерской доставкой от контрагентов.
-
Оригинальные электронные структурированные учётные документы, которые мы получаем через операторов ЭДО. Порой бухгалтеры сталкиваются с проблемой – как найти в организации менеджера, ответственного за эту услугу и подтвердить у него факт исполнения обязательств в полном объёме.
Однако, что по факту хранится в архиве бухгалтерских документов:
-
Скан-копии бумажных документов включают собственно сканы бумажных документов, набор метаданных и сопроводительную информацию, например, о месте хранения физического документа.
-
Электронные структурированные документы (счета-фактуры, акты, УПД) содержат сложную модель данных. Например, документы могут содержать табличные данные (элементы позиций), сложные справочные данные, отдельные атрибуты, на формирование которых наложены определённые правила и ограничения и пр.
-
Метаданные, сопровождающие хранимый в архиве документ (неважно, скан или сразу электронный документ), помогают искать документ, установить связи с отчётными формами. Это могут быть процессы аудита, камеральных проверок, предоставления документов по требованиям в налоговую инспекцию, процессы налогового мониторинга и пр.
-
Номенклатура типов документов и их формат не являются стабильными. Они расширяются и изменяются. Поэтому конструкторы форм учётных карточек для всех документов должны поддерживать структуры данных для сложных формализованных документов, описанных выше.
-
Сам по себе безбумажный структурированный учётный документ не содержит визуальной формы представления. Необходимо, чтобы электронный архив содержал средства генерации визуального представления безбумажных документов и механизмы их настройки.
Документы передают в архив не только для обеспечения их сохранности, но и чтобы при необходимости получить информацию из них. В случае с бумажными экземплярами предоставляются копии, справки, выписки. Реже это может быть оригинал документа, хранящийся в деле.
По похожему принципу можно построить работу в архивной системе. Так же делаются справки и выписки, только делопроизводитель использует электронные документы, а поиск проще, быстрее и больше возможностей.
Чтобы предоставить электронный документ из архивной системы, можно выдать доступ для просмотра файла в человекочитаемом виде из контейнера ЭД.
Также можно предоставить электронный документ за рамками архивной системы. Есть два варианта:
● в виде бумажной копии — распечатать и заверить её работником архива;
● выгрузить контейнер электронного документа (или его части, например, файлов ЭД и электронной подписи) и передать его на физически обособленном носителе, хотя можно и онлайн.
Важно: сам контейнер ЭД продолжает храниться в архивной системе — выгружается лишь его копия. Её верность подтверждается отсоединённой электронной подписью архива организации (см. Рекомендации ВНИИДАД). При этом контроль за предоставлением электронного документа можно автоматизировать.
Преимущества электронного архива
Ведение электронного архива позволяет реализовать следующие задачи:
- создание структурированных, удобных хранилищ для помещения документации;
- получение возможности быстрой регистрации;
- значительное сокращение времени процедуры идентификации документа, поиска по реквизитам;
- уменьшение количества ошибок, связанных с человеческим фактором; повышение оперативности работы;
- защиту персональных данных;
- снижение рабочего времени, трудозатрат на рутинные дела, увеличение результативности основной работы;
- повышение уровня достоверности информации;
- правильное распределение доступа к базе данных.
Прием документов в архив организации и информационные системы
В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же, что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов».
Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов».
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Э-документы с длительным сроком хранения: что с ними делать?
Отдельную сложность представляет собой практическое хранение электронных документов, которые — в соответствии с законодательством, должны размещаться в архивах очень долгое время. За 75 лет, в течение которых может потребоваться хранить документ, оператор ЭДО может, условно говоря, несколько раз открыться и закрыться (влиться в состав другой фирмы, а затем выйти из нее, всякий раз образуя новое юрлицо). Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?
Пока что ответ на данный вопрос может быть один: если документ нужно хранить долго, то лучше обеспечить его размещение в архиве в бумажном виде. Такая рекомендация может быть обусловлена даже не тем, что у оператора ЭДО может поменяться статус, но и тем, что может значительно поменяться само законодательство — в то время как реагирование на такие перемены при уже осуществленных действиях по размещению документов с длительным сроком хранения в электронном виде может потребовать от предприятия значительных трудовых и финансовых затрат.
Почему электронный архив документов лучше традиционных методов
В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем наиболее распространенных проблем в процессе архивирования и дальнейшей работы с бумажной системой хранения документов.
| Проблема | Описание и последствия |
| Утрата документа | С проблемой можно столкнуться и до архивирования документа, и после. Для бизнеса подобна ситуация чревата убытками и прочими неприятностями. |
| Медленный поиск по архиву | Чем больший объем документов хранится в архиве, тем большее количество времени может понадобиться на поиск нужного. Сотруднику может потребоваться даже несколько часов для того, чтобы просмотреть все кипы бумаг. |
| Большие расходы на аренду офиса | Бумажный архив необходимо где-то хранить, а значит, придется арендовать или возводить лишние помещения, что повлечет за собой ненужные траты. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Для организаций с широкой сетью филиалов и подразделений создание единого места хранения бумажных документов крайне неудобно и финансово невыгодно. Создание нескольких архивов на местах также не является решением проблемы. |
| Отсутствие возможности одновременной коллективной работы с одним и тем же документом | В случае с бумажными документами данную проблему можно решить посредством создания копий, однако это – лишние расходы. В некоторых случаях в нескольких подразделениях могут одновременно затребовать подлинники – и как быть в такой ситуации? |
| Нет поддержки версионности документов | Бывает, что после архивирования документа в него вносят поправки. В таком случае следует сначала найти нужный экземпляр в бумажном архиве, создать новый, а прежний списать. При такой волоките иногда забывают заменить старую версию документа на новую, а это значит, что любая проверка обнаружит нарушение и выпишет штраф. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Много времени тратится на операции, не связанные напрямую с работой с документами. Речь идет о поиске и передаче нужных бумаг по месту требования, транспортировке их из архива и после в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | Оформление отчетности для налоговой службы занимает много времени. Если речь идет об организации с филиалами, то этот процесс осложняется тем, что документы могут находиться в разных подразделениях. |
| Очень низкий уровень конфиденциальности | Ограничить несанкционированный доступ к документам весьма сложно. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | Под влиянием внешних факторов, например природных катаклизмов или чрезвычайных ситуаций, бумажный архив может быть безвозвратно уничтожен либо сильно поврежден. |
| Низкий уровень структурированности | При систематизации документов могут быть допущены ошибки, что вызовет сложности при последующем поиске и работе с ними. |
Архивное хранение электронных документов
Электронные документы хранятся:
- На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
- В информационной системе подразделения на его оборудовании.
К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:
- выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
- в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
- ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
- сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.