Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Пошаговая инструкция увольнения по переводу по инициативе работника

2. Основные документы для оформления увольнения

3. Какие нужны документы, чтобы сделать все согласно букве закона?

4. Порядок приема на работу: пошаговый алгоритм

5. Адвокат Якушев Виталий Викторович +375 (29) 667-35-78 +375 (17) 236-11-92Минск

6. Методы калькулирования себестоимости

7. Если вам предложат тесты.

8. Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция

9. Возможные санкции за неведение

10. 1. Набор персонала в первый раз

11. Методы подбора персонала

12. Особенности массового подбора

13. С какой целью проводится трудовая адаптация персонала

Все письма пишутся в произвольной форме. Заявление от работника и приказ руководителя должны быть составлены по всем правилам. Ниже мы приводим таблицу, с помощью которой можно грамотно составить необходимый документ.

Пошаговая инструкция увольнения по переводу по инициативе работника

Нынешний работодатель получает письмо-приглашение из организации, которая готова принять его сотрудника. Оно составляется в произвольной форме на фирменном бланке организации. В нем должна быть указана должность, на которую принимается сотрудник и приблизительную дату трудоустройства. Иногда в таком письме указывают величину будущего оклада, но это необязательно.
Работник, который хочет перевестись, пишет заявление на имя руководителя организации о том, что он хочет уволиться по переводу.
После подписания заявления, в организацию, которая будет трудоустраивать уволенного сотрудника, направляется письмо, которое подтверждает перевод. Данный пункт является необязательным, и письмо составляется на рассмотрение руководства.
Далее руководитель предприятия формирует приказ, где необходимо указать, по чьей инициативе осуществляется перевод «В порядке перевода по просьбе работника». Помимо этого, в приказе нужно сделать ссылку на п.5 ч.1 ст.77 ТК РФ.
После подписания приказа, он регистрируется в Журнале регистрации приказов по личному составу.
С приказом нужно письменно ознакомить работника.
После этого в личной карточке работника (Т-2) на четвертой странице делается запись об увольнении сотрудника, где также делают ссылку на ст. 77 ТК РФ. Со всеми записями работник должен быть ознакомлен, после чего в карточке ставит свою подпись.
После этого делается соответствующая запись в трудовой книжке сотрудника, согласно Инструкции по заполнению трудовой книжки. Есть 2 варианта записи:

Основные документы для оформления увольнения

Заявление от работника

1. Наименование адресата; 3. Название документа (заявление);
4. Суть заявления «Прошу уволить меня…»;

6. Подпись.

Распоряжение (приказ) об увольнении

1. Название организации;
2. Название документа и его номер (Приказ №…);

4. Способ расторжения рудового договора;

5. ФИО увольняемого сотрудника;

6. Табельный номер, должность;

7. Основание для расчета;

8. Информация об имеющихся документах, которые подтверждают законность увольнения по переводу;

9. Дата и подпись руководителя;

10. Графа «С приказом ознакомлен», где свою подпись ставит увольняющийся сотрудник.

Какие нужны документы, чтобы сделать все согласно букве закона?

Их перечень таков:

Заявление самого увольняемого сотрудника (оно должно наличествовать тогда, когда речь идет об увольнении по собственному желанию).
Документ, с помощью которого руководство предприятия смогло своевременно (здесь это ключевое слово, именно своевременно) уведомить сотрудника о завершении действия трудового договора.
Полный пакет документов, предписанных законом для случаев расторжения договора по обоснованному желанию работодателя.
Еще такой документ, как соглашение сторон о расторжении договора (оно необходимо в той ситуации, когда сотрудник увольняется по обоюдному согласию сторон трудовых отношений, то есть работника и работодателя).
В практике нередко встречаются и другие ситуации (например, при наличии решения суда о дисквалификации). Здесь тоже требуется пакет соответствующей документации.

Порядок приема на работу: пошаговый алгоритм

Прием на работу — стандартная процедура, с которой сталкиваются все работодатели, имеющие в штате есть хотя бы одного сотрудника. Однако и здесь есть подводные камни: так, в отношении некоторых категорий работников нужно произвести дополнительные действия. Чтобы свести к минимуму все риски для компании, разберем, из каких блоков состоит процедура приема на работу и как именно нужно действовать в разных ситуациях.
Блок № 1. Получение от работника необходимых документов и согласия на обработку персональных данных

Для заключения трудового договора работник должен предоставить работодателю необходимый комплект документов, который установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. К таким документам относятся: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; — документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; — документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); — документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; — справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; — справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ.

Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены дополнительные документы. Например, для иностранного гражданина обязательным при приеме на работу будет документ, позволяющий осуществлять на территории РФ трудовую деятельность (например, патент или разрешение на работу).

Получив от работника трудовую книжку, работодатель обязан сделать соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Когда работник предоставляет компании документы, необходимые для приема на работу, работодатель начинает обработку его персональных данных. В отдельных случаях для этого необходимо получить от работника согласие на обработку его персональных данных.

Блок № 2. Проверка наличия дисквалификации работника

Данный блок актуален не для всех работников, а лишь для руководителей организации. Перед заключением трудового договора с руководителем необходимо убедиться, что он не был привлечен к административной ответственности, исключающей возможность занимать такую должность (не был дисквалифицирован). Для этого следует обратиться к реестру дисквалифицированных лиц, который ведет Федеральная налоговая служба.

Как следует из ч. 3 ст. 32.11 КоАП РФ, содержащаяся в реестре информация является открытой для ознакомления. Плата за доступ к сведениям, содержащимся в реестре дисквалифицированных лиц, размещаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти на своем официальном сайте, не взимается. А вот за получение выписки из реестра о конкретном дисквалифицированном лице либо справки об отсутствии запрашиваемой информации установлена плата. Размер платы установлен пунктом 1 Постановления Правительства РФ от 03.07.2014 № 615 «Об установлении размера платы за предоставление сведений из реестра дисквалифицированных лиц, а также об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации» и составляет 100 рублей.

Срок предоставления выписки или справки не может превышать 5 рабочих дней со дня получения соответствующего запроса. Порядок получения выписок и справок установлен Приказом ФНС России от 10.12.2019 № ММВ-7-14/627@.

Блок № 3. Проведение предварительного медицинского осмотра и психиатрического освидетельствования

Данный блок тоже применяется лишь к тем работникам, кто поступает на отдельные виды работ или на соответствующие условия труда.

Адвокат Якушев Виталий Викторович +375 (29) 667-35-78 +375 (17) 236-11-92Минск

Грамотное оформленные трудовых отношений с работниками обеспечит вам безопасность, стабильность и устойчивость в отношениях с наёмным персоналом.

Законодательством установлен обязательный перечень документов, которые работник обязан предоставить нанимателю при приёме на работу. Это следующие документы:

паспорт;
военный билет (для военнообязанных);
трудовая книжка (не предоставляют совместители);
диплом или другой документ об образовании и профессиональной подготовке;
индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов).

Приём на работу без указанных документов не допускается.

При приёме на работу нового сотрудника вам как минимум следует оформить трудовой договор (контракт) и приказ о приёме на работу, а также внести запись о приёме на работу в трудовую книжку работника. Трудовые книжки хранятся у нанимателя в сейфе в специальном несгораемом шкафу.

На каждого руководителя и специалиста в обязательном порядке необходимо завести личное дело. На рабочих личные дела могут не заводиться. В личное дело включаются следующие документы: дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, заявление о приёме на работу, трудовые договоры (контракты) с работниками, копия (выписка) приказа о приёме на работу, договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц), заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения, копии (выписки) приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания), справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы, другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Документы личного дела подшиваются в отдельную папку на каждого сотрудника. После увольнения работника личные дела хранятся в архиве организации, а в случае ликвидации организации личные дела передаются на хранение в архив государства.

С работниками можно заключать трудовые договоры или контракты. Владельцу и руководителю бизнеса необходимо хотя бы в общих чертах знать разницу между трудовым договором и контрактом.

Трудовой договор – это соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату. По общему правилу трудовой договор заключается на неопределенный срок. По соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться с лицами, принимаемыми на работу к индивидуальному предпринимателю, в микроорганизацию. Основной трудовой отпуск составляет 24 календарных дня. Работник вправе в любое время уволиться по собственному желанию, письменно предупредив об этом нанимателя не менее чем за месяц. Наниматель вправе уволить работника только при наличии оснований, предусмотренных законодательством. Работник может быть уволен по инициативе нанимателя в случаях, предусмотренных статьей 42 Трудового кодекса Республики Беларусь, а именно в случаях:

ликвидации организации, прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенного в другой местности, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, сокращения численности или штата работников;
несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы;
несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы;
систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания;
прогула (в том числе отсутствия на работе более трех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
неявки на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности (не считая отпуска по беременности и родам), если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании. За работниками, утратившими трудоспособность в связи с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, место работы (должность) сохраняется до восстановления трудоспособности или установления инвалидности;
появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ в рабочее время или по месту работы;
совершения по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания;
однократного грубого нарушения требований по охране труда, повлекшего увечье или смерть других работников.

Контракт – это разновидность срочного трудового договора, который заключается в письменной форме и содержит особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде. Контракт всегда заключается на определенный срок от 1 года до 5 лет. Работник не может уволиться по собственному желанию. Увольнение работника по его требованию возможно только при наличии уважительных причин (болезнь или инвалидность, переезд в другую местность, нарушение нанимателем законодательства о труде). По истечении срока действия контракта и наниматель, и работник вправе расторгнуть контракт (в связи с чем работник подлежит увольнению) без объяснения причин, письменно предупредив об этом другую сторону не мене чем за месяц. За ухудшение правового положения работника, которое в основном выражается в том, что наниматель вправе уволить работника по истечении срока действия контракта без объяснения причин, работнику должны быть установлены по контракту: повышение тарифной ставки или оклада до 50% включительно и предоставление дополнительного отпуска до 5 дней включительно. На практике контракты дают возможность обеспечить большую стабильность кадров в организации, придать большую гибкость в оплате труда работников, установить дополнительные дни отпуска за счет расходов, учитываемых при налогообложении. Довольно часто трудовой отпуск у работников по контракту составляет 28 календарных дней (24 календарных дня – основной отпуск и 4 календарных дня – дополнительный отпуск), что очень удобно, т.к. в этом случае отпуск составляет полные 4 недели. В большинстве случаев предприниматели и бизнесмены отдают предпочтение контракту, т.к. он имеет ряд преимуществ для нанимателя перед трудовым договором.

План:

Определение формы собеседования:
1. индивидуальное или групповое,
2. очное или дистанционное.
Составление анкеты.
Подготовка места проведения собеседования.
Проведение собеседования.
Анализ результатов.
Корректировка:
1. портрета кандидата,
2. вопросов,
3. методов отбора.
Выводы.

Собеседование можно проводить по-разному, например, по телефону или скайпу, но чтобы принять окончательно верное решение, придется встречаться. Обычно встречи проходят индивидуально, но когда кадидатов очень много, а должность не самая отвественная, можно провести и групповое собеседование.

Не игнорируйте анкету: в отличие от резюме, где соискатель волен писать, что хочет, в анкете вопросы и правила задаете вы. Не отказывайте себе в возможности получить ответы именно на интересующие вас вопросы. Что должно быть в анкете обязательно: ФИО, паспортные данные, место проживания, образование, опыт работы. Все остальное остается на ваше усмотрение, но не переусердствуйте! Анкета не должна быть большой, иначе вы рискуете ждать ее заполнения по нескольку часов.

Самое главное, не забудьте получить письменное согласие на обработку персональных данных. А то мало ли… (Помним о 152-ФЗ от 26.06.2006)

К проведению группового собеседования подтолкнула необходимость. Образовалась вакансия – помощник менеджера по персоналу. Отсутствие требований к опыту работы, возможность работать неполный день, совмещать с учебой… Шквал звонков! Очень много желающих. А нужен был всего один сотрудник. На индивидуальные собеседования уходил весь рабочий день, а поток не сокращался. На третий день такой круговерти уже забылись первые соискатели.

Итак, решение – групповое собеседование. Не сразу, но отработалась технология его проведения.

Групповое собеседование оправдано для первичного отбора соискателей на места с высоким уровнем текучки и должности, не требующие уникальных навыков и значительной квалификации.

Помещение: звукоизолированное, с достаточным для всех соискателей количеством письменных столов и стульев – иногда приходят все приглашенные!

Анкета: очень простая, на 10–15 пунктов (для сбора самой необходимой информации). Не забудьте раздать авторучки, далеко не все приходят со своими.

Группа: 3–5 человек.

Время: 45–60 минут.

Приглашаем всех соискателей, раздаем анкеты. Кратко рассказываем о компании и вакансии (3–5 минут). Просим заполнить анкеты и по мере готовности подходить для интервью. Возникает пауза, используйте ее для визуальной оценки кандидатов. Внешний вид, одежда, манера поведения – все это помогает принять решение. Потом времени не будет, собеседование пойдет потоком.

К моменту, когда первый соискатель заполнит анкету и подойдет к столу, у вас уже сложится первичное впечатление о присутствующих. Тем, кто предположительно соответствует требованиям, можно уделить больше времени. Добивайтесь, чтобы преимущественно говорил кандидат, задавайте простые вопросы, только иногда усложняя их. Помните, ваша текущая цель – выбор наиболее подходящих кандидатов, а не глубокий анализ их качеств и компетенций! Всегда можно провести дополнительное индивидуальное собеседование. В конечном итоге при групповом собеседованием вы отсеиваете худших.

Обычно из группы подходящими признаются 1–2 соискателя (иногда ни одного) и никогда – все. Всегда есть те, кто заведомо не подходит.

Завершив очередное интервью, попрощайтесь с соискателем, проводите его до выхода, сделайте отметки и пригласите следующего. Надо помнить, что остальные кандидаты слышат ваши вопросы и мысленно готовятся на них отвечать. Поэтому задавайте вопросы в различном порядке.

Закончив собеседование, необходимо сразу отметить всех тех, кто признаны подходящими (и почему) – потом все забудется, особенно если проводить по нескольку собеседований в день. Для повышения качества оценки можно пригласить на собеседование наблюдателя, помогающего оценивать соискателей. Это может быть руководитель отдела, набирающего персонал.

Преимущества групповых собеседований. Сокращение общего времени собеседований. Оценка кандидатов на контрасте. Создание впечатления соискателей о престижности компании и конкурсе на рабочее место.

Недостатки. Повышенная нагрузка на интервьюера. Поверхностная оценка соискателя. Затраты на организационные вопросы.

Место проведения собеседования. Где только не приходилось вести собеседование: в коридорах, кафе, на улице, на вокзалах, в купе поездов – всего и не перечислишь. Но все-таки лучше проводить это мероприятие в помещении, где никто не мешает. Выбирая сотрудника в свою организацию, необходимо за короткий срок понять, нужен ли вам именно конкретный соискатель, не придется ли скоро разочароваться в своем выборе. Проще это сделать там, где не звонят телефоны, не подбегают подчиненные с бумагами на подпись и не гудят автомобили.

Как проводить собеседование. Прежде всего, наступите себе на язык. Говорить должен кандидат. Чем больше он скажет, тем больше у вас будет информации для принятия решения. И самое главное, не поддавайтесь эмоциям, выбором должен руководить разум! «Нравится – не нравится» – не ваш метод. Используя правильно составленный опросный лист, вы сможете оценить кандидата довольно объективно.

И вот все сегодняшние кандидаты ушли – наступило время для размышлений. По горячим следам сделайте заметки в опросных листах и анкете. Коротко. По два-три предложения: что вам понравилось или не понравилось в каждом соискателе. А теперь сравните записи во всей группе.

А вот выводы лучше всего делать на следующий день, когда голова прояснится. Заодно и подумайте: стоит ли что-то скорректировать в вопросах, портрете кандидата, описании вакантной должности.

Итак, теперь вы умеете:

определять, кто вам нужен;
составлять правильные вопросы для оценки качеств соискателей;
проводить собеседования;
отбирать нужных кандидатов.

Методы калькулирования себестоимости

Чтобы определить цену за единицу, могут использоваться различные способы подсчетов. Чтобы выбрать актуальный, применяются определяющие факторы:

длительность производства;
особенности отрасли;
номенклатура и ее количество.

Существует несколько видов методик. Могут применяться как в отдельности, так и в сочетании друг с другом, в зависимости от целей и задач бухучета и промышленной необходимости. При выборе стоит учитывать, что все затраты должны прописываться в документах. Также нужно взять во внимание долгосрочность применения того или иного способа.

В зависимости от оперативности и контроля выбирают фактический или нормативный метод. Если определяющим фактором выступает объект, то:

котловой;
попередельный;
показный.

Именно последние три наиболее характерны для калькуляции. Рассмотрим их подробнее.

Если вам предложат тесты.

В некоторых компаниях при отборе персонала применяют тесты. В чем-то это повышает объективность отбора: всем кандидатам предлагаются одинаковые задания, предоставляются равные условия и отводится одно и то же время. У большинства тестов есть достаточно объективная шкала оценок. Для организации тоже удобно: можно усадить, скажем, выполнять письменный тест большую группу людей одновременно. Это позволяет значительно экономить время и силы, особенно в тех случаях, когда число кандидатов на данную вакансию велико. Такой тест может служить для предварительного отсеивания.

В некоторых случаях (например, это практикуется при найме государственных служащих в США) тесты применяются как некоторый обязательный барьер, требующий предъявления определенного минимума знаний, без которого человек не может быть допущен к государственной службе. Более того, провалившийся на этом испытании не имеет права проходить его повторно ранее, чем через полгода.

Тесты, используемые при приеме на работу, в основном представляют собой наборы заданий, предназначенные для выявления уровня интеллекта или свойств личности, отношения человека к тем или иным ситуациям; позволяющие выявить его профессиональные склонности, умение быть лидером и работать с людьми, проверить какие-то профессиональные навыки или способности к обучению. Тесты могут измерять уровень знаний, грамотность, скорость печатания текста, словарный запас и т. п.

Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция

Конечно, учитывая тот факт, что далеко не каждый бизнесмен, особенно начинающий, способен сразу начать оплачивать труд отдельного специалиста по ведению кадров, многим хочется знать о том, как справиться с этим вопросом самостоятельно. На практике — кадровый учет хоть и имеет множество тонкостей и нюансов, но все же может вестись и человеком, не имеющим ни профильного образования, ни опыта работы в данной сфере. Разобраться с особенностями организации кадрового учета с нуля можно при помощи простой пошаговой инструкции:

Сначала необходимо разработать штатное расписание. В нем указываются существующие или планируемые должности сотрудников, количество работников и заработная плата.
После этого необходимо разработать правила внутреннего трудового распорядка для рабочего коллектива, в соответствии с которым будут выстраиваться отношения работодателя и сотрудников.
Далее следует создать и принять положение об оплате труда на предприятии, которое также может включать в себя и положение о премировании, однако его можно создать в качестве отдельного документа.
Ещё одним обязательным документом является график отпусков сотрудников, который должен быть принят не позднее, чем за две недели до начала календарного года, на который он составлен.
После этого следует потратить время на разработку типовой документации — стандартных форм приказов, трудовых договоров, распоряжений, чтобы облегчить дальнейшее ведение кадрового учета.

Все документы, касающиеся кадрового учета на предприятии, должны приниматься при помощи отдельного приказа, который обязательно имеет порядковый номер и учитывается в специальном журнале учета.

На предприятии должны в обязательном порядке присутствовать также несколько журналов учета, которые тоже находятся в сфере ответственности лиц, занимающихся кадровым учетом. К таким журналам можно отнести:

Ознакомления с ПВТР.
Регистрации кадровых приказов.
Регистрации приказов о трудоустройстве.
Учета трудовых книжек.
Учета проверок.
Учета личных карточек.
Учета рабочего времени.
Учета больничных.
Проведения инструктажей.
Регистрации договоров и дополнительных соглашений к ним.

Также, работодателям рекомендуется составить и утвердить конкретные должностные инструкции в отношении каждой имеющейся на предприятии должности.

Помочь в первичном составлении документации могут как действующие рекомендованные законодательством типовые формы, так и специальное программное обеспечение для кадрового учета. С его помощью можно сэкономить большое количество времени, а также застраховать себя от различных мелких ошибок, которые впоследствии могут обернуться большими проблемами для бизнеса.

Возможные санкции за неведение

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток. Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
проверка не должна превышать двадцать дней;
выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.

1. Набор персонала в первый раз

Руководство поставило задачу – набрать персонал. Вы не психолог, не специалист в этой области, даже не кадровик. Что делать? Прежде всего, не паниковать, работу все равно придется сделать, раз уж ее поручили вам. Собирайтесь с мыслями, и давайте начнем.

У вас под рукой Интернет, где можно найти ответ практически на любой вопрос. Но что делать, если специальные термины и тесты еще не совсем понятны? Проходить обучающие курсы? Покупать книги? Зарываться в словари? А есть ли время на подобные изыскания, выделят ли на это деньги, и когда выполнять основную работу?

Как уменьшить потерю времени при наборе персонала? Попробуем ответить на этот вопрос.

Сначала необходимо составить список тех, кто нужен вашей организации, например:

менеджеры по продажам – 2 человека;
менеджеры по сопровождению – 1 человек;
специалисты технической поддержки – 3 человека. И т. д.

Закончив список, приступаем к составлению портрета типового специалиста. Для чего это нужно? Портрет типового специалиста позволяет подготовить перечень вопросов для кандидатов.

Портрет специалиста включает в себя десять личностных характеристик и десять профессиональных навыков. Где взять необходимую информацию? Самый лучший результат приносит обращение к потенциальному руководителю будущего работника. Много времени у него это не отнимет. Он лучше всего знает, какой человек и специалист ему нужен. Понятно, что руководитель очень занят и времени у него мало. Возьмите ручку, лист бумаги и запишите пожелания с его слов. Да, это не всегда просто, но оно того стоит. Ведь если мы набираем людей не для себя, не знаем всей специфики работы другого подразделения, то часто можем предложить не самые лучшие кандидатуры. Беседуя с руководителем, обратите внимание на него самого: как он одет, как разговаривает, какую терминологию использует, проследите за темпом его речи, за тем, какое впечатление он производит в целом. Важна каждая мелочь, все это может пригодиться на собеседовании с кандидатом. Помните! Руководитель уже добился определенного успеха, его можно использовать как эталон.

Если в организации есть и другие успешные специалисты – можно брать за образец и их.

Понятно, что для каждой категории сотрудников необходимо оценить разные личностные и профессиональные характеристики. Для продавцов – одни, для слесарей – другие, для менеджеров – третьи. Попробуем собрать информацию для ходовой вакансии – менеджера по продажам.

Итак, десять полезных личностных характеристик менеджера по продажам:

Активность.
Самостоятельность в принятии решений.
Дружелюбие, умение расположить к себе собеседника.
Ответственность, обязательность.
Целеустремленность.
Готовность к изменениям.
Обучаемость.
Внимательность.
Стрессоустойчивость.
Общительность.

Десять профессиональных качеств:

Грамотная речь.
Опыт продаж.
Опыт работы в коллективе.
Компьютерная грамотность.
Опыт работы в ПП «1С» и других программах учета.
Опыт делового общения по телефону.
Опыт работы вне офиса.
Опыт публичных выступлений, ведения переговоров, демонстраций продукта.
Знание предметной области.
Наличие водительских прав и автомобиля.

Это примерный список. В одной компании готовы брать новичков и обучать их «под себя», в другой могут оказаться невостребованными, к примеру, водительские права, и т. п.

Подготавливаем опросный лист. Для выявления и оценки профессиональных и личных качеств подбираем вопросы и шкалу оценки ответов. Вопросы помогают понять, есть ли у кандидата необходимые нам качества. Определяем основные пожелания: пол, возраст, образование, опыт работы.

Для чего мы все это делали? Все просто, теперь мы готовы провести профессиональное собеседование, системно выявляя и оценивая качества кандидатов, необходимых нашей организации. Не приходится придумывать вопросы на ходу, мучительно размышляя, о чем бы еще спросить кандидата. И самое главное – теперь мы можем вполне объективно сравнить нескольких кандидатов, не руководствуясь принципом «нравится – не нравится», и достичь поставленной цели – взять на работу именно тех, кто нам нужен.

Опросный лист «Личностные качества»

1. Активность Занимаетесь ли вы каким-либо видом спорта? Посещали ли какие-нибудь тренинги и курсы?	1 2 3 4 5 6 7
2. Самостоятельность Как часто вам напоминают о том, что вы должны сделать? Как вы организовываете свой рабочий (учебный) график?	1 2 3 4 5 6 7
3. Дружелюбие Оценивайте непосредственно в ходе интервью.	1 2 3 4 5 6 7
4. Ответственность, обязательность Как часто вам напоминают о задачах, поставленных перед вами? Были ли случаи, когда вам не удавалось выполнить в срок свои обязательства? Как вы действовали тогда?	1 2 3 4 5 6 7
5. Целеустремленность Если достижению вашей цели что-то мешает, каким образом вы преодолеете препятствие?	1 2 3 4 5 6 7
6. Гибкость, лабильность Представьте, что вы приехали на презентацию и обнаруживаете, что взяли с собой не ту флешку или компакт-диск. Что вы будете делать?	1 2 3 4 5 6 7
7. Быстрая обучаемость Приходилось ли вам что-либо осваивать самостоятельно? Сколько времени потребовалось на овладение этим? Как вы используете полученные знания?	1 2 3 4 5 6 7
8. Терпение Как долго вы способны ждать видимых результатов вашей работы?	1 2 3 4 5 6 7
9. Моральная выносливость ак вы ведете себя в случае, когда вам приходится сталкиваться с негативом в ваш адрес?	1 2 3 4 5 6 7
10. Общительность Легко ли вы заводите новые знакомства? Открытый ли вы человек? Остаются ли у вас контакты после окончания мероприятия, в котором вы участвовали?	1 2 3 4 5 6 7

План:

Определение формы собеседования:
1. индивидуальное или групповое,
2. очное или дистанционное.
Составление анкеты.
Подготовка места проведения собеседования.
Проведение собеседования.
Анализ результатов.
Корректировка:
1. портрета кандидата,
2. вопросов,
3. методов отбора.
Выводы.

Итак, решение – групповое собеседование. Не сразу, но отработалась технология его проведения.

Группа: 3–5 человек.

Время: 45–60 минут.

Итак, теперь вы умеете:

определять, кто вам нужен;
составлять правильные вопросы для оценки качеств соискателей;
проводить собеседования;
отбирать нужных кандидатов.

Методы подбора персонала

Основные методы подбора персонала включают:

Массовый подбор. Используется для найма работников низшего звена (кассиры, грузчики, официанты и другие).
Прямой поиск. Применяется для подбора специалистов среднего и высшего звена. Данный метод требует высокой квалификации от HR специалиста, поэтому некоторые организации прибегают к помощи кадровых агентств в силу отсутствия способного менеджера внутри компании.
Head Hunting. Разновидность прямого поиска, к которому обращаются если необходимо найти узкоспециализированного специалиста. В большинстве случаев, такие сотрудники уже трудоустроены и основная задача HR менеджера — переманить специалиста в свою организацию. Из-за высокой квалификации, требуемой от менеджера по персоналу, данный метод подбора заказывается у рекрутинговых агентств.

Особенности массового подбора

Кризис 7 лет у ребенка — причины, характеристика и особенность

Иногда эйчарам приходится набирать большое количество персонала. Беседовать с каждым по отдельности придется долго.

Важно! В условиях массового подбора персонала сотрудник отдела кадров ограничен по срокам. Вакансии имеют множество схожих черт, это тоже осложняет поиск кандидатов.

Массовый подбор персонала ограничен методом группового интервью. Перед этим специалисту нужно установить общие требования к кандидатам. Достаточно возраста, образования и личностных качеств.

Во время группового интервью следует рассказать о компании, требованиях и особенностях должностей. Детальную беседу с каждым претендентом нужно максимально стандартизировать. Для этого достаточно составить краткий план с главными вопросами.

Часто найти персонал на низкие должности не так легко. Поэтому эйчару лучше сразу четко представлять, кто ему нужен. Например, если нужны люди для работы в гостинице, то у них должна быть презентабельная внешность.

Иногда проводят разные деловые игры или тренинги. В колл-центрах могут позвонить потенциальным искателям и провести с ними разговоры, например, от лица конфликтного покупателя.

Агентства рекрутинга могут проводить тренинги, которые позволяют эффективно отбирать подходящих претендентов. Они направлены на выявление сильных качеств личности. Так получается выделить лидеров.

С какой целью проводится трудовая адаптация персонала

Ни одно мероприятие не может пройти успешно, если перед его проведением не поставить четкие цели. В случае с грамотной организацией адаптации персонала следует добиваться:

развития у нового сотрудника положительного настроя в отношении нового рабочего места
(должно возникнуть ощущение, что о сотруднике заботятся);
экономии временных ресурсов
(когда в компании отлажена программа адаптации, начальству и коллегам не приходится тратить свое рабочее время на ситуационные разъяснения с новым работником);
снижения уровня тревожности и психологического дискомфорта
(так можно существенно улучшить качество работы, уменьшить «текучесть кадров»);
уменьшение потерь эффективности на стартовом этапе
(при приеме на работу сотрудника придется потратить время на его обучение и деньги, поскольку в первые недели эффективность новичков низкая из-за плохой подготовки к выполнению обязанностей).

Алгоритм проведения программы и ее основные направления формируются менеджером по персоналу совместно с руководителем компании. Обычно в процессе задействованы три звена: руководитель, куратор (наставник) и работник кадрового отдела. Рассмотрим, как проводится адаптация новых сотрудников в реальности.

Подготовительная стадия

Кадровый работник готовит сопровождающую документацию, которая выдается работнику при поступлении в организацию. Разрабатывается программа введения новичка в должность, составляется адаптационный лист, документы согласовываются со всеми участниками процесса. Избирается опытный наставник, курирующий нового сотрудника. Его задача – оказывать помощь в любых вопросах, а также своевременную психологическую поддержку и полный рабочий инструктаж.

Начальная стадия

Включает организационные мероприятия по внедрению новичка. В зависимости от обстоятельств охватывает период от 7 дней до 3-4 недель. Сотрудник знакомится с особенностями работы, проходит полную процедуру оформления, заполняет рабочую документацию, изучает структуру и специфику работы компании. На руки он получает адаптационный лист (на время испытательного срока), – индивидуальную программу, в которой прописаны процессы, которые он должен освоить. К ней подбирается корректная система оценивания результатов. На этом этапе будет уместно внедрение обучающей системы: курсы и тренинги помогут новичку структурировать необходимые знания, стать полноценным членом команды, а также понять первичные задачи и цели компании. Ранее мы публиковали статью о системе внедрения электронного обучения для развития персонала, рекомендуем к прочтению.

Сопровождающая стадия

После прохождения начальных этапов сотрудник приступает к своим обязанностям. В процессе работы участвует наставник, который в начале дня проводит необходимые подготовительные инструктажи, а в конце рабочего дня оценивает результаты, обсуждает их с новичком и формирует план действий для улучшения деятельности. Итоги работы заносятся в адаптационный лист, выставляются оценки по каждому дню.

Контрольная стадия

Стадию контроля можно назвать сквозной, но не завершающей. На данном этапе происходит первая проверка со стороны руководства эффективности внедрения работника в новый коллектив. Проводится встреча сотрудника с руководителем, цель которой – получение информации о том, насколько новый работник осознал его роль в компании. Следующая проверка проводится не ранее, чем через 1-2 месяца, когда структурируется информация о профессиональных навыках и работе новичка в целом. Завершающая ревизия запускается в конце испытательного периода, все моменты проверки фиксируются в индивидуальной программе и отражаются в личном деле работника. По оценкам, выставленным в процессе всего испытательного срока, в дальнейшем составляется корректная программа профессионального развития сотрудника. Адаптация персонала считается завершенной, когда работники, привлеченные к программе, перестают быть «новыми» и эффективно справляются со своими обязанностями.