Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Цели и принципы регистрации документов. Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные учет и регистрация документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Регистрация документов
Введение
Регистрация документов — важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации — придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
1. Назначение и задачи регистрации документов
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно — документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы. [2]
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.
Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.
Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно — поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно — справочной работы по документам. [4]
2. Общие правила регистрации документов
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учётным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
дата получения;
входящий № (индекс);
дата документа;
индекс документа;
регистрационный номер документа;
автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
заголовок (о чем документ);
резолюция;
срок исполнения;
исполнитель (кто с ним работает);
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
номер дела (куда документ помещен после исполнения); [10]
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.
Автоматизированные электронные системы
Данная форма ведения документации осуществляется посредством ПО (или программного обеспечения). Оно устанавливается на ПК, сервер или несколько объединенных ПК. При использовании автоматизированной системы сведения вводятся в электронную карточку, которая сохраняется в соответствующей базе данных. Чтобы обеспечить сохранность, параллельно информация сохраняется в дополнительной (резервной) базе данных.
Именно такая форма получила в настоящее время наибольшее применение, так как обладает существенными преимуществами по сравнению с двумя предыдущими вариантами. В частности, это:
- Быстрый поиск по любому основанию, например, дате.
- Формирование отчетов и аналитической информации в автоматическом режиме.
- Возможность регистрации с разных мест работы в одно и то же время.
- Возможность ведения документооборота в децентрализованном порядке в отдельных подразделениях с объединением информации в единой базе данных.
- Другие возможности.
Программа для регистрации документов может быть разработана и, непосредственно, организацией. Однако, в подавляющем большинстве случаев применяются готовые решения, которые позволяют легко работать с большим объемом документов, начиная со стадии создания и заканчивая его исполнением или отправкой в иную компанию.
В автоматизированной системе могут собираться и храниться самые полные сведения обо всех документах. Благодаря этому реализуется эффективный контроль и ведется справочная работа, а при необходимости – внутренняя опись.
Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?
В соответствии с положениями ГСДОУ и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, учетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных организаций и частных лиц.
Порядок и место регистрации документа (служба ДОУ организации или структурные подразделения по направлениям) определяется локальным нормативным актом (Положением о документационном обеспечении управления или Инструкцией по делопроизводству конкретной организации). Перечень документов, не подлежащих регистрации (в службе ДОУ), включают в состав указанных нормативных документов.
Эксперт делится важной информацией о регистрации документов в материале по ссылке.
Традиционно в перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, относят: проекты внутренних документов; документы, присланные для сведения; пригласительные билеты на собрания, презентации, конференции и т. п. мероприятия; рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги; рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности организации; печатные издания (брошюры, книги, газеты, журналы и т. д.); бухгалтерскую, кадровую, проектно-конструкторскую, технологическую документацию (регистрируется в соответствующих структурных подразделениях); поздравления и т. д.
Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!
Виды входящих документов
Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.
Документы для регистрации
Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:
- на входящих (кроме приложений к ним);
- на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;
- на внутренних и приложениях к ним.
На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.
Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Как правило, не регистрируют:
- поздравительные письма и телеграммы;
- документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
- документы, не требующие исполнения и ответа;
- малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
- письма с пометкой ллично».
Какие регистрационные формы используются в делопроизводстве?
У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).
Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-ок, где 134 — порядковый номер документа, а лок» — обозначение структурного подразделения. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения — 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре — 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа — 144. Необходимо разработать для фирмы единую систему индексации документов и закрепить ее в инструкции по делопроизводству.
По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу?
В небольших фирмах обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов — лк», лок» или ллс». В крупных фирмах с большим штатом работников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, лп» -прием на работу, лот» — отпуск, лк» — командировка.
Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя. В очень крупных компаниях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, лпр» — прием на работу рабочего, лпс» — прием на работу специалиста.
Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.
Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:
Приказ от 02.11.2015 №123
Приказ от 03.11.2015 №124
Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом.
Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса. При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.
Примеры буквенных индексов для внутренних документов:
Акты – /А
Приказ — /П
Протоколы — /Пр
Инструкции — /И
Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.
Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом:
Приказ от 02.11.2015 №123/П
Приказ от 03.11.2015 №124/П
Третьим способом номер документа усложняется еще сильнее. К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например.
Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.
А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.
4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок
Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.
5. Журнал регистрации уведомлений и актов
Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.
6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам
Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.
Ситуация, подобная холдингам, наблюдается и органах гос. власти. Например, органы исполнительной власти области или федеральное министерство и его территориальные отделения с точки зрения документооборота отдельные самостоятельные хозяйственные единицы. Даже если они работают в одной информационной системе, учет документов – разный.
Частично эта бюрократизация сейчас тоже снижается за счет единых информационных систем. Например, СМЭВ в рамках административных регламентов позволяет отправлять/получать «информацию» между госорганами с минимум делопроизводственных операций.
В некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию. Например, входящие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. На службу ДОУ может быть возложено отслеживание местонахождения бумажных экземпляров, которые передаются по подразделениям, а бухгалтерия отказывается брать на себя эту функцию.
Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:
● подлежит ли специализированная документация регистрации в другом подразделении;
● каков ее объем;
● частота возникновения задач по контролю местонахождения документа или исполнением связанных поручений, и соответственно целесообразность регистрации специализированной документации в службе ДОУ.
Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации.
При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку.
Регистрация документов организации – это фиксация их образования или поступления посредством нанесения индекса и указания определенных данных в специальных формах. К индексу относится номер по порядку, дополняемый иными номенклатурными индексами, классификаторами и прочими составляющими. Части индекса, которые следуют друг за другом, отделяются косой чертой.
В организации бумажной работы основное место принадлежит процессу регистрации. Только при хорошо налаженных операциях, следующих одна за другой, легко решаются задачи оперативного управления. Для этого делопроизводители должны предоставлять любые документы в короткие сроки, как внутренние, так и те, которые получены от других компаний.
При регистрации документов организации в специальных формах указываются самые важные факты, в том числе период создания, отправки или получения. Таким образом, документ приобретает юридическую силу. До этого момента он считается как бы не существующим. То есть, организация не отвечает за его сохранение, также как и за получение.
Бумажный или электронный журнал?
Еще в очень многих компаниях, особенно в регионах входящая корреспонденция продолжает регистрироваться на бумажных носителях – в больших тетрадях. При небольших объемах информации такой способ можно назвать вполне приемлемым. Но, если документации очень много, тогда начинают возникать сложности, во-первых, с большими затратами времени на его ведение, во-вторых, с использованием зафиксированной в журнале информации.
Поэтому все больше компании переводят свой документооборот в автоматический режим электронной фиксации корреспонденции.
Для ведения электронного журнала можно использовать специальные программы или стандартные продукты Word и Excel. Но в любом случае ощутить превосходство использования автоматизированной фиксации писем по сравнению с ручной можно моментально. В электронных журналах не возникает сложности с поисками нужного письма, легко и удобно сортировать по любому запросу, можно вставлять ссылки и писать сколько угодно данных. Воспользоваться информацией с журнала в случае необходимости могут все сотрудники компании, но в то же время вносит какие-то коррективы и новые записи может только ответственный за это дело специалист (секретарь, делопроизводитель).
Иногда на предприятиях может быть использован комбинированный вариант регистрации входящих писем, когда одновременно ведутся и бумажный, и электронный журнал. Такой вариант наиболее подходит, когда речь идет об особо важной документации, чтобы перестраховаться: основным инструментов для работы является электронный носитель, а бумажный выполняет роль резервной копии.
В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.
В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».
В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.
Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано , а в графе «дата резолюции» , следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).
Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.
Как присваивать документам номера
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в регистрационный индекс включается:
- порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).
Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО
Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.
В самом общем виде это документы, которые:
- поступили из других организаций и от физических лиц;
- внутренние и отправляемые документы;
- требующие ответа;
- из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.
В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:
- приказы по личному составу;
- личные дела работников;
- уведомления работников;
- командировочные удостоверения;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
- протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.
Также рекомендуется вести , представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.
Регистрация документов: цели, формы, порядок
Итак, регистрация документов заключается в том, что в специальный журнал или карточку вносятся сведения о зарегистрированном документе. Как наиболее часто используемую рассмотрим журнальную форму учета документов. Для отдельных видов документов законодательством установлены формы журналов регистрации и порядок их ведения.
Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.
Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
В Правилах делопроизводства дано определение документа (применительно к федеральным органам исполнительной власти), которое также позволяет судить о значимости регистрации (учета) документов в организации.