Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация: что это, назначение и способы оптимизации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оптимизация – комплекс задач и инструментов, которые направлены на улучшение отдельных операций или всей деятельности компании. Некоторые руководители часто неверно трактуют понятие оптимизации, полагая, что оно означает сокращение числа сотрудников. Данная мера применима лишь в случае, когда грамотное управление и улучшение бизнес-процессов в компании привело к уменьшению нагрузки на работников. Однако список возможных решений не ограничивается увольнением.
Как понять, что необходима оптимизация бизнес-процессов
Есть ряд признаков, которые говорят, что в компании требуется улучшать бизнес-процессы.
-
Из-за несогласованности на решения и выполнение операций уходит много времени.
-
Бизнес-процессы на предприятии не контролируются (нет владельца бизнес-процесса).
-
Качество услуг или товаров ниже ожидаемого, процент возвратов высок, покупатели оставляют негативные отзывы.
-
Контроль преимущественно осуществляется не за результатом работ, а за сотрудниками.
-
Отсутствует разграничение ответственности по уровням.
-
Связи между отделами работают плохо. Пример – сотрудники, занимающиеся продажами, не знают об акциях.
-
Численность работников и отделов растет, но результаты не меняются, а доходы сокращаются.
Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными. На практике запрещено расторгать трудовые договоры с:
Не могут быть сокращены те, кто находится в отпуске или на больничном с официальным подтверждающим документом из лечебного учреждения. Законодательство определяет и круг лиц, которые имеют так называемое преимущественное право, и их, как претендентов на увольнение, рассматривают в последнюю очередь. К ним относятся высококвалифицированные специалисты, которые за много лет работы доказали свой профессионализм, а также люди, которые на своем рабочем месте приобрели профессиональное заболевание.
Если работник несогласен с требованием расторгнуть трудовой договор по инициативе собственника, он может оспорить принятое решение и обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию. Если неправомерность действий руководителя будет доказана, то его обяжут восстановить уволенного с компенсацией за вынужденный простой и с засчитанным непрерывным стажем. Сам начальник будет обязан заплатить штраф. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, необходимо строго соблюдать положения и требования закона, юридически грамотно оформлять процедуру сокращения.
Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости
В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.
В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.
К каждому уведомлению следует приложить:
Шаг 11. Произвести с работником расчет
В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).
Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.
Оптимизация штата путем увольнения по соглашению сторон
Согласно закону трудовой договор может быть в любое время прекращен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Инициатором может быть при этом как работник, так и работодатель. Какой-либо специальной процедуры увольнения по данному основанию не установлено.
У работодателя нет обязанности при увольнении работника по соглашению сторон выплачивать последнему какие-либо пособия или компенсации, если стороны об этом не договорились.
Плюсом данного способа оптимизации штата является то, что такое увольнение сложно оспорить в суде. Если это происходит, то в случаях, когда стороны не составили никакого дополнительного соглашения к трудовому договору, содержащего сведения обо всех их договоренностях. Поэтому такое дополнительное соглашение лучше составлять и подробно прописывать в нем все условия увольнения, иначе суд может признать факт незаконным.
К преимуществам этого способа можно отнести гибкие условия и «сжатые» сроки прекращения трудового договора. Стимулировать сотрудника к такому методу расставания можно финансово (выплата компенсации) либо нефинансово (хорошие рекомендации при дальнейшем трудоустройстве).
Если стороны пришли к обоюдно выгодному решению, особое внимание следует обратить на составление грамотного и полного текста соглашения о расторжении трудового договора. В нем нужно указать дату увольнения (последний день работы), основание расторжения (соглашения сторон), размер и сроки выплаты согласованной компенсации.
Чаще всего работодатель выступает за расторжение трудового договора по соглашению сторон, а не за длительную и сложную процедуру сокращения штата. Оба эти пути законны и подробно описаны в ТК РФ. Однако руководителю проще и быстрее расстаться с частью сотрудников, письменно договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.
Если же договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не может быть достигнута, то стоит идти по пути сокращения штата. При этом работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.
Чтобы не быть голословным, можно привести пример решения вопросов сокращения численности персонала, в котором автор принимал участие лично в качестве приглашенного консультанта. Дочернее предприятие энергосистемы, которую по условиям соглашения о конфиденциальности я не имею права называть, было выделено из ее состава 1 января 2004 года. Это дочернее предприятие оказывало материнской энергосистеме и сторонним контрагентам услуги инженерно-технического характера. Численность персонала составляла на тот момент 65 человек. По результатам работы за первый квартал предприятие показало убыток от своей деятельности, и руководство компании начало предпринимать шаги по выяснению причин такой ситуации. Внимание руководства сконцентрировалось на самом крупном по численности подразделении компании: Проектно-конструкторском бюро (ПКБ), численность которого составляла 28 человек (43% от численности всей компании) На этом этапе были приглашены консультанты, которым было предложено разобраться с деятельностью данного подразделения и предложить меры по сокращению его издержек.
Сокращение численности за счет увольнения неизбежно влечет издержки: ухудшение имиджа работодателя и климата в коллективе, возможные судебные иски. Именно поэтому перед приемом человека на работу стоит несколько раз подумать, достаточно ли функций возьмет на себя специалист, можно ли распределить его обязанности между эффективными сотрудниками без урона для их продуктивности.
Вместо «сокращения рабочих мест» широко используется понятие «оптимизация» работников. Под ним подразумевают лояльный метод формирования штата: повышение квалификации сотрудников, их перераспределение внутри предприятия и стимулирование повышений.
Нам удалось избежать сокращения штата и сохранить все рабочие места во время самоизоляции. Думаю, что в этом помог постоянный расчет оптимальной численности персонала.
Мы проводим оптимизацию каждый год, стараемся не раздувать коллектив: если есть возможность нанять четырех консультантов, мы берем трех самых эффективных. Так мы можем обеспечить им более интересные материальные условия, уменьшить расходы на уплату налогов, социальных взносов, закупку техники и обслуживание магазинов.
Некоторые должности мы упраздняем. Клиенты часто заказывают товары нашего бренда онлайн. Поэтому необходимость в постоянных менеджерах для работы с клиентами отпадает, а мы делаем выбор в пользу одного, который занимается спорными вопросами.
Примеры оптимизации бизнес-процессов
Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.
В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.
Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.
Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.
Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.
Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.
Повышать же рентабельность бизнеса можно двумя путями: либо увеличивая выручку, либо снижая затраты. Разумеется, между двумя этими показатели есть определенная связь.
Если компания все же вынуждена сократить количество персонала, то под угрозой оказываются наименее эффективные работники и административный персонал. Сокращений в компаниях нет, но и новые вакансии открывают только по необходимости. Об этом сказали 37% опрошенных собственников бизнеса, руководителей и директоров по персоналу.
У «Аэрофлота» разработана антикризисная программа, отметил топ-менеджер компании. В нее включены три «пакета». Первый направлен на оптимизацию численности как в самом «Аэрофлоте», так и в других компаниях группы — «Донавиа», «Оренбургские авиалиниях», авиакомпании «Россия». Стратегией группы компаний предусмотрена централизация закупок, поэтому из организационной структуры исключают отдел закупок. Запланирован перевод двух сотрудников в Центральный филиал.
Шаг 3. Уведомить работника о сокращении
Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными.
В таких условиях разработку проектов изменений делегируют руководителям на местах. При этом действуют поэтапно.
Что же это такое – «оптимизация», для чего она нужна, и каковы способы оптимизации? Рассмотрим эти вопросы в данной статье.
В компаниях также часто практикуются кадровые перестановки, когда несколько подразделений формируются в одно.
Особенно важно подчеркнуть, что сокращение численности персонала должно проходить как минимум без снижения эффективности производства, а еще лучше — если с увеличением. Как правило, это достигается внедрением новой техники и технологии на производстве, и оптимизацией деловых процессов в аппарате управления.
Он ставит перед собой 2 задачи: сначала выйти на окупаемость («выжить»), а затем – развить свое детище. Можно ли уволить председателя УИК с правом решающего голоса по инициативе работодателя? (Сокращение штатов, оптимизация численности персонала).
Задача кадровых работников или сотрудников высшего звена заключается в определении минимального количества работников определенной квалификации для обеспечения максимальной эффективности производственного (или иного рабочего) процесса.
Ошибки в оптимизации издержек
Если неверно провести оптимизацию, то не только расходы останутся на том же уровне, но и прибыль сократится. Ошибки в оптимизации повлекут и долгосрочные последствия. Например, снизится качество продукции, испортится имидж компании. Клиенты уйдут к конкурентам.
Есть несколько ошибок, которые нельзя совершать:
- экономить на сотрудниках. Хотя Трудовым кодексом и разрешено временно переводить работников на неполный рабочий день, ужесточать требования для получения премий, всё же резкое сокращение на ФОТ и сотрудников приведет к негативному эффекту. Если одновременно понизить зарплату, сократить штат, отказаться от корпоративов и обучений, то оставшиеся сотрудники будут искать подработку. Они будут менее вовлечены в работу, их продуктивность упадет. К тому же они в любой момент могут уволиться;
- полностью отказываться от расходов на маркетинг. Есть издержки, которые обязательно должны остаться нетронутыми. Например, регулярное проведение исследований ЦА и конкурентов, чтобы всегда знать, что хотят потребители и как компания может выделиться среди других продавцов;
- ухудшать качество товаров и услуг. Если чрезмерно экономить на качестве сырья, производстве, то клиенты будут недовольны продукцией. Во-первых, они больше не придут за следующими покупками. Во-вторых, расскажут о негативном опыте знакомым, то есть у компании сократится количество новых клиентов.
Нужно ли оптимизировать численность
Итак, менеджмент компании получил проранжированный список статей затрат в котором затраты на персонал занимают топовое место. Напрашивается очевидный вопрос: на сколько завышена численность, сколько процентов работников можно сократить? Чтобы ответить на данный вопрос, компании проводят внутренний бенчмарк численности (факторный анализ без построения математической модели численности), который указывает на завышенные нормы управляемости и/или сильную разницу в численности при практически одинаковых технологиях[4]. Например,
- почти у всех заместителей по 2 секретаря, а у некоторых 3;
- в филиале «А» 5 кассиров, а филиале «Б» — 7.. при этом оба филиала обслуживают одинаковое количество клиентов;
- в регионе А команда закупок состоит из 2 человек и производят закупки на 50 млн руб, а в регионе Б 4 специалиста + начальник отдела и закупают то всего на 10 млн руб.
Конечно, после получения предварительных математических выкладок руководитель, курирующий направление по которому получен бенч, должен прояснить «производственную необходимость» численности работников, и вот примеры таких объяснений:
- топ-менеджеры с 3 секретарями «важнее и статуснее», чем другие;
- в филиале А кассиры обсуживают только физ. лиц, а в филиале Б – как физ. лиц так и юр. лиц;
- в регионе А закупки происходят некачественно, в документах много ошибок, по сравнению с регионом Б.
Пример простейшей оптимизации бизнес-процесса
Внедрение горизонтальных связей и снижение формализма значительно ускоряют процессы. Вот конкретный пример, где элементарное изменение принесло существенную пользу.
| Параметр | Было | Стало |
| Срок начала работы с обращением (жалобой, претензией) | 3 — 5 дней от даты отправки претензии | 0 дней: в день отправки претензии она уже зафиксирована и специалист начал с ней работать |
| Число участников процедуры передачи | 6 | 3 |
| Трудозатраты прочих участников | Не изменились |
Тотальная оптимизация: убрали процесс вообще
| Параметр | Было | Стало |
| Общая трудоёмкость процесса |
30 человекочасов в месяц |
30 минут в месяц |
| Число людей-участников процесса | 6 человек | 2 человека |
| Срок процесса | более 10 дней (иногда и не заканчивался) | 1 день |
| Качество результата | Не устраивало клиента | Устраивает клиента |
План и принципы оптимизации процессов производства
Оптимальным и самым распространенным способом считается комплексная оптимизация с помощью метода «Снизу вверх». Ее называют ТОП — тотальная оптимизация производства. Для составления успешного плана оптимизации нужно определить:
Цели и объекты. Не должны противоречить друг другу. Каждые цель и объект необходимо сформулировать так, чтобы они не затрагивали смежные. Например, нельзя повысить эффективность при сокращении себестоимости. Это две разных задачи, их стоит разделить и достигать поэтапно. Сначала рост эффективности при прежней себестоимости, а затем ее снижение.
Достаточность ресурсов. Нужно четко понимать, какими мощностями обладает управление. Есть ли свободе выбора, нужный объем денежных средств и уровень экспертности для реализации плана. Возможность сравнения. Текущая ситуация должна быть прозрачна отражена в цифрах, чтобы результат оптимизации можно было сравнить с количественными показателями.
Когда план оптимизации разработан, необходимо удостовериться, что соблюдены основные принципы ТОП. Всесторонний подход. Нельзя просто сократить расходы, нужно одновременно с этой мерой решить вопросы с производительностью и комфортом труда, качеством продукции и особенностями производства. Конкретные цели. Для всех подразделений и с учетом специфики рассчитывается план сокращения затрат. Только на основе точных данных составляется план.
Идеи сотрудников. Необходимо получить обратную связь от сотрудников с практическим опытом. Ноу-хау позволит не только эффективно оптимизировать производство, но и укрепить корпоративную культуру. Заимствование идей. Если стандартный подход кажется неэффективным, можно обратиться к опыту международных компаний и адаптировать его подход под себя.
Непрерывный контроль. Промежуточные результаты необходимо отслеживать и сверять с планом. Так вы вовремя заметите отклонения и внесете в оптимизацию корректировки.