Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить журнал кассира операциониста по кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.
О применении онлайн-касс плательщиками УСН читайте в этой статье.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Документы, которые требуется заполнять
В их число входят:
-
кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;
-
приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;
-
расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.
-
БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.
Нюансы ведения журнала
Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.
Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).
Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.
При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.
Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Кассовая книга для онлайн-кассы
В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.
ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.
Правила заполнения журнала
| № графы | Название графы | Как заполнять графу |
| 1 | Дата (смена) | записывается дата |
| 2 | Номер отдела, секции | записывается номер секции, данная запись делается, если есть отделы |
| 3 | Фамилия, имя, отчество кассира | записывается ФИО кассира-операциониста, т.е. лица непосредственно работающего на данной ККМ в течении смены |
| 4 | Порядковый номер контрольного счётчика (отчёта фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) | записывается номер Z-отчета. Номера отчетов идут по порядку, их можно найти на самом Z-отчете. |
| 5 | Показания контрольного счетчика (отчёта фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счётчика | записывается количество продаж за смену |
| 6 | Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) – сумма, руб., коп. | Записывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены..
Информацию для занесенная в эту графу можно получить с Z-отчета. |
| 7 | Подпись кассира | Подпись кассира |
| 8 | Подпись администратора | Подпись администратора |
| 9 | Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) – сумма, руб., коп. | заносится выручка за день пробитая по ККМ. Данная сумма будет напечатана на Z-отчете, как сменный итог (наличные в кассе, сумма продаж). Эту сумму можно вычислить самостоятельно – алгоритм: графа 9 – графа 6 |
| 10 | Сумма выручки за рабочий день (смену) руб. коп. | заносится выручка за день пробитая по ККМ. Данная сумма будет напечатана на Z-отчете, как сменный итог (наличные в кассе, сумма продаж). Эту сумму можно вычислить самостоятельно – алгоритм: графа 9 – графа 6. |
| 11 | Сдано наличными руб. коп. | отражается фактическая сумма наличных денежных средств сдаваемых в главную кассу в конце смены. |
| 12 | Оплачено по документам — количество | отражается количество продаж по документам (по кредитным картам и тп.). |
| 13 | Оплачено по документам – сумма, руб., коп. | фактически полученная сумма по документам. |
| 14 | Сдано всего, руб., коп. | отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит например в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д. (в графе 10 то что набили по ККМ в графе 14 – денежные средства реально полученные) |
| 15 | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., коп. | Отражается сумма возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течении дня |
| 16 | Подпись кассира. Деньги и оплаченные счета сдал. | Подпись кассира |
| 17 | Подпись администратора (ст. кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял. | Подпись администратора |
| 18 | Подпись руководителя (старшего кассира). | Подпись руководителя |
Заполнение и ведение журнала кассира
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.
В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе “Показания” показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.
В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).
В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.
В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:
- графа 11 – наличными деньгами;
- графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
- графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.
Обычно графы 12 и 13 заполняются при оплате покупки кредитной картой. В этом случае деньги поступают не в кассу, а позднее на расчетный счет организации. Но через кассу эта выручка всё равно проводится. В этом случае в графе 12 указывается количество операций по кредитным картам, а в графе 13 – выручка по кредитным картам.
В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по приходному кассовому ордеру.
Как оформляется журнал кассира-операциониста
Несмотря на то, что компании могут заниматься самыми различными видами деятельности, существует ряд общих правил и требований, предъявляемых к заполнению журнала. Все страницы должны быть пронумерованы, начало нумерации – с первой внутренней страницы, обложку нумеровать не нужно. Все номера страниц ставятся вручную. Допускается простановка номеров на листе, другими словами, каждую страницу можно не нумеровать. Журнал должен быть прошнурован, концы веревочек завязаны и заклеены бумагой, на которую следует нанести следующую запись «пронумеровано и прошнуровано 60 листов». Кроме того на нее ставится печать, которая заверяется подписью руководителя. При подписании титульного листа разрешается подписывать только важные графы. Регистрационный номер журнала ставится налоговиками в момент регистрации документа.
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
По плану счетов предприятия все операции с кассой проводятся на 50‑м счете и его субсчетах. При стандартной форме бухгалтерского учета они регистрируются в главной книге ΚΟ‑4, которую ведет старший бухгалтер. Для малого предприятия, при выборе во время регистрации упрощенной системы бухучета, в соответствии с ее формой все операции должны оформляться в «Книге учета хозяйственных операций» формы Κ‑1, либо в «Книге учета доходов и расходов».
В этих записях должно учитываться движение денежной наличности в операционных кассах предприятия, в конце рабочего дня регистрируемое для каждой из них в Журнале кассира‑операциониста, записи в котором ведет ответственный за это кассир. Они должны производиться чернилами или пастой синего цвета. Каждая из них должна заверяться подписями кассира, старшего кассира и руководителя предприятия.
На обложке журнала должны быть указаны:
- реквизиты предприятия или индивидуального предпринимателя;
- коды ΟΚΠΟ, ΟΚУД;
- данные ΚΚΜ;
- дата открытия журнала;
- сведения об ответственном за его ведение.
После того как журнал кассира-операциониста закончился, он должен быть «погашен» в налоговой инспекции одновременно с регистрацией нового. Эта процедура может быть выполнена от имени руководителя организации любым уполномоченным лицом при наличии подписанной им и скрепленной печатью предприятия доверенности. Доверенность от лица индивидуального предпринимателя должна быть заверена нотариусом.
Записи в новом журнале начинаются в последовательном по времени порядке, продолжающем старый. Также все суммы остатков из старого экземпляра переходят в новый. Поменять документ при желании можно по окончании календарного года, хотя это и необязательно.
Срок хранения журнала кассира операциониста вместе с другими бухгалтерскими документами равен 5 годам.
Если утерян журнал кассира операциониста, то необходимо вызвать техника из сервисного центра, который должен снять показания фискального отчета ΚΚΜ за период действия этого экземпляра журнала. На основании заявления об утере старого и выдаче нового журнала, а также данных фискального отчета, налоговая инспекция должна зарегистрировать новый экземпляр журнала. Эта процедура законом нигде не предусмотрена, поэтому лучше предварительно обратиться к налоговому инспектору, курирующему предприятие, и уточнить все детали.
Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.
Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе срегистрацией кассового аппарата. Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введениемЭКЛЗ — теперь вся информация храниться на электронном носителе.
Примеры заверенного журнала кассира.
Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.
В налоговой инспекции — в отделе оперативного контроля МИФНС ( отдел регистрации кассовых аппаратов), в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или обособленного подразделения.
Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира — операциониста.