Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «КЭП от ФНС: как получить и использовать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выдача электронных цифровых подписей в ФНС осуществляется руководителям юридических лиц (генеральным директорам и иным лицам, имеющим право действовать от имени компании без доверенности), индивидуальным предпринимателям, нотариусам. Исключениями являются представители финансового сектора — кредитные организации, операторы платёжных систем, некредитные финансовые организации и ИП, являющиеся профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Финансовому сектору КЭП выдаёт Удостоверяющий центр Банка России. Кроме того, должностные лица госорганов и органов местного самоуправления, руководители государственных некоммерческих организаций и коммерческих организаций, подлежащих казначейскому сопровождению получают КЭП в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
В чём особенность подписи
Бесплатная электронная подпись от ФНС для юридических лиц и ИП выдается в единственном экземпляре и используется для подписания любых электронных документов. Она подходит для всех электронных площадок и сервисов, где применяется квалифицированная электронная подпись, которая и делает такие документы юридически значимыми, аналогом бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. То есть КЭП подходит для организации юридически значимого документооборота, участия в торгах, подписания отчётности для любых ведомств и других целей, где применяется КЭП. Она полностью защищает подписанные документы от изменения и позволяет выявить их в случае наличия изменений.
Сертификат ключа проверки электронной подписи от УЦ ФНС выдаётся на 15 месяцев. Продление электронного ключа, выданного УЦ ФНС с 2022 года тоже осуществляется бесплатно.
Электронная подпись для юридических лиц для госуслуг: как получить
УКЭП дает возможность компании перевести множество деловых процессов и контактов с госорганами в онлайн-режим, существенно их упростив. С 1 января 2022 года юрлица получают УКЭП только в удостоверяющем центре ФНС или у ее доверенных партнеров (ПАО «Сбербанк России», Банк ВТБ, АО «Аналитический центр»).
Для чего требуется ЭЦП юридическим лицам?
Как правило, ЮЛ используют электронные цифровые подписи в следующих случаях:
- Для участия в электронных торгах. Торговые площадки – это отличная возможность для продвижения бизнеса и поиска выгодных связей среди других компаний. На данного вида ресурсах юридическое лицо может как предлагать свои услуги, так и выбирать поставщиков и исполнителей. Одним из самых популярных сайтов подобного рода является портал госзакупок.
- Для работы на сайте госуслуг. Юридическое лицо может верифицировать важные документы через личный кабинет на сайте госуслуг. Это очень удобно, так как нет необходимости личного присутствия в МФЦ для подписания бумаг.
- Для взаимодействия с другими компаниями. Электронная цифровая подпись дает возможность пользоваться услугами партнерских фирм, а также государственных организаций: Росстата, ФНС, Росреестра, ПФР, ФСС, Роспатента, Росминздрава, Росприроднадзора, Росимущества.
- Для передачи отчетностей. В контролирующих организациях требуются подтверждения финансового состояния компании, направлений ее деятельности, цифры по доходам и расходам за конкретные периоды, данные по закупкам, различную статистику и другие сведения. С использованием электронной подписи передавать отчеты можно намного быстрее и проще – в режиме онлайн.
- Для ведения электронного документооборота. Взаимодействие отделов и сотрудников внутри организации при использовании ЭЦП также упрощается. Подпись значительно экономит ресурсы и время, большое количество которых обычно тратилось на ведение оборота документов в бумажной форме. Кроме того, сотрудники предприятия получают удаленный доступ к файлам, верифицировать которые они смогут не только находясь на своем рабочем месте, но и в командировке, из дома, в дороге. Такой документооборот не только удобен, но и безопасен. ЭЦП становится гарантией защиты организации от нарушений контрагентами обязательств. В отличие от сделанной вручную верификации, электронную подпись нельзя подделать. Кроме того, невозможно изменить уже подписанный ею документ.
Почему электронная подпись в ФНС не совсем бесплатна
Изменения в законодательстве об электронной подписи изначально предполагали, что оформление квалифицированного сертификата электронной подписи через УЦ налоговой и УЦ других ведомств будет бесплатной процедурой. Это действительно так — платить за сертификат, его переоформление ненужно. Однако если начать разбираться, как получить подпись в УЦ ФНС, то окажется, что за такую подпись всё равно нужно платить.
Дело в том, что как сертификат, так и сама электронная подпись — это не физические объекты, это цифровая информация. Поэтому фактически для получения ЭП понадобится купить носитель (токен) определённого вида, на который и будет записана эта информация. УЦ ФНС и территориальные органы ФНС токены не выдают, как и доверенные лица. Токен нужно заранее приобрести и представить для записи на него КСКПЭП и другой информации.
ЭЦП для бухгалтеров и других сотрудников компаний, отправляющих отчетность
УЦ ФНС выдает КЭП для руководителя или ИП в единственном экземпляре. Получить доступ к ней никто не может. Сотрудники организации, действующие от имени юрлица по доверенности, после 1 июля 2021 года получают ЭЦП для физических лиц платно в коммерческих УЦ, которые успешно переаккредитовались. Подпись будет работать до конца срока действия ключа.
Чтобы подписывать документы от лица компании, вместе с данной ЭЦП сотрудники должны использовать машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную КЭП руководителя. Образца МЧД пока нет. Он появится к концу 2021 года.
На сегодняшний день есть закон о бухучете, но нет бухгалтерского стандарта. Поэтому формально для целей бухучета годится и неквалифицированная электронная подпись. Но тогда требуется договор с контрагентом о способе проверки ЭП. В налоговом учете требования более жесткие – используется только УКЭП.
Поэтому для простоты, достоверности и надежности используйте УКЭП. Она подойдет везде.
Как проверить, сколько действует подпись
Помимо сертификата, для формирования КЭП понадобится средство криптозащиты, то есть специальная программа. Она приобретается вместе с ЭЦП и, как правило, записывается на тот же носитель. В ней среди прочего можно увидеть, до какой даты действует сертификат. В программе «КриптоПро CSP» это делается так:
- В панели управления ПК надо выбрать «КриптоПро CSP». Запустится окно с вкладками.
- Во вкладке «Сервис» нужно нажать «Просмотреть сертификат в контейнере», в открывшемся после этого окне – «Обзор».
- Теперь надо выбрать ключевой контейнер, нажать «ОК» и «Далее».
В итоге откроется окно, в котором будет видна информация о сроке срок действия сертификата КЭП. Ещё один вариант – воспользоваться личным кабинетом на сайте удостоверяющего центра, если он предоставляет такую возможность.
Порядок получения УКЭП в ФНС России
Чтобы получить сертификат ключа подписи на директора или ИП, нужно будет подать в ФНС заявление, паспорт и СНИЛС. Направить документы можно также через личный кабинет физического лица.
Когда сертификат выпустят, директор или ИП должны будут забрать его в налоговой службе самостоятельно. Личное присутствие обязательно только в первый раз. При перевыпуске КЭП подтвердить личность можно будет удалённо. Например, при помощи электронной подписи, сформированной с применением действующего сертификата. То есть посещать ФНС повторно не придётся.
Предоставлять КЭП ФНС будет бесплатно. Действовать она будет 15 месяцев. Подпись подойдёт для внутреннего документооборота, а также для визирования отчётности, которая подаётся в налоговый орган в электронном виде.
ФНС выдаст сертификат КЭП на директора организации или ИП в единственном экземпляре на специальном носителе, данные с которого скопировать нельзя. Подразумевается, что подписывать документы должно только то лицо, на которое выпущена подпись. Если нужно визировать документы иным сотрудникам, им оформляются КЭП физических лиц и выписываются электронные доверенности.
Можно ли использовать ЭП уволенного сотрудника
Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия. Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны. Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП), иногда называемая также электронно-цифровой подписью (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, присоединяемую к подписываемому с ее помощью электронному документу. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и придать подписанному файлу юридическую силу.
ЭЦП различаются степенью защиты и могут использоваться физическими или юридическими лицами для разных целей:
- Электронные подписи используются при взаимодействии с порталами государственных услуг, таких как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью легко записаться на прием в госучреждения, подавать заявления для оформления документов, а также оплачивать штрафы и налоги.
- ЭП нужна при участии в электронных торгах и аукционах для прохождения идентификации, заверения документов и подписания контрактов.
- Использование электронных подписей значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы, так как дает возможность отправлять подписанные ЭЦП документы в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат удаленно.
- Также ЭЦП незаменима в электронном документообороте как внутри компании, так и при обмене информацией между контрагентами.
Что представляет собой электронная подпись от налоговой
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП или ЭП) — давно и прочно вошедший в деловой обиход инструмент заверения документов, действий и полномочий. Она заменяет собой обычную подпись от руки, и обладает такой же юридической силой. Применяется при электронном документообороте — и кроме непосредственного заверения выполняет функцию защиты документа от несанкционированного доступа и внесения изменений.
Существует три типа ЭП:
- простая (ПЭП) — комбинация цифр, символов в виде пароля, которые дают доступ к определённым операциям. Например, это может быть смс-код для отправки платежа в системе банк-клиент или пароль для входа в программу;
- неквалифицированная (НЭП) — созданные крипто-программой ключи, которые идентифицируют пользователей и позволяют фиксировать изменения в документе после их подписания. Разрабатывается для электронного обмена документами внутри организации или с её партнёрами. Может выдаваться удостоверяющими центрами (УЦ) по запросу или разрабатываться самостоятельно;
- квалифицированная (КЭП) — регламентированный государством вид ЭП. Применяется для обмена документов, связанных с осуществлением государственных и муниципальных функций — приёма писем и уведомлений, сдачи отчётности, участия в торгах, и т.д.
КЭП выполняет те же функции, что и НЭП, но отличия состоят в следующем:
- выдача сопровождается сертификатом по утверждённой ФСБ России форме;
- программа работы с КЭП сертифицирована ФСБ России;
- КЭП выдаётся только аккредитованными Минцифры РФ удостоверяющими центрами.
Как настроить компьютер для работы с ЭЦП
При первоначальной вставке флешки в компьютер или ноутбук система попросит установить драйвера токена. В зависимости от наименования (Рутокен, JaCarta), они скачиваются с сайтов их производителей бесплатно.
Где получить электронную подпись для юридического лица?
Как получить электронную подпись для юридического лица? Обращаться для этого нужно в специализированные удостоверяющие центры, аккредитованные со стороны Минкомсвязи. Таких организаций функционирует очень много, ознакомиться с их полным перечнем можно непосредственно на сайте Минкомсвязи. Стоит учесть, что не каждый такой центр выдает все типы подписей. Некоторые из них не предоставляют возможности получения USB-токена. Всю эту информацию потребуется самостоятельно уточнять непосредственно в удостоверяющем центре, в котором планируется получать электронно цифровую подпись для юридического лица.
Ещё нужно обратить внимание, что сейчас появилось большое количество посредников, также предлагающих получить ЭЦП. По сути, они просто берут заявку от юридического лица, а также доверенность, после – обращаются в удостоверяющий центр. Обращаться за их помощью не стоит. В лучшем случае – это будет банальная переплата за услугу, в худшем – электронную подпись они так и не изготовят. Поэтому обращаясь в любую организацию следует уточнять, включены ли они в список удостоверяющих центров от Минкомсвязи.
Понятие и назначение подписи
Электронная подпись (ЭП) — это специальный реквизит, который превращает обычный файл с информацией в юридически значимый документ. Такая подпись — полный аналог собственноручно поставленного автографа.
Согласно закону № 64-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи», заверенные ею электронные документы становятся равнозначными подписанным бумагам. Они используются внутри компании, передаются контрагентам и направляются в контролирующие органы. При этом представление аналогичного документа «на бумаге» не требуется.
| ☑ Неважно, как создан электронный документ: отсканирован, сфотографирован или сформирован при помощи компьютерной программы. В любом случае можно поставить на него ЭП, придав ему тем самым юридическую силу. |
Этапы получения электронной подписи
Рассмотрим подробнее, как получить ЭЦП для юридических лиц. Этот процесс включает в себя следующие этапы:
| № | Действие | Пояснение |
| 1 | Выберите подходящий удостоверяющий центр | Таких организаций уже открыто достаточно много, однако не все они соответствуют полному набору требований. Кроме того, в них различается стоимость услуг и типы предоставляемых подписей. Чтобы определить, где получить ЭЦП юридическому лицу, ознакомьтесь с перечнем УЦ, аккредитованных Минкомсвязи. Наиболее актуальный список можно скачать непосредственно на сайте министерства. |
| 2 | Определившись, отправьте в него заявление об оформлении ключа | В ответ УЦ отправит договор для подписания |
| 3 | Вашей компании будет выставлен счет на оплату услуг УЦ | Цена зависит от типа получаемой подписи. После оплаты счёта необходимо предоставить в УЦ чек и полный комплект необходимых документов. После окончания их проверки представителю организации будет выдан USB-носитель с сертификатом ключа. |
Удостоверяющий центр СКБ Контур
УЦ Контура отвечает всем законным требованиям, касающимся электронной подписи. Удостоверяющий центр СКБ Контур в соответствии с решением Правительственной комиссии получил аккредитацию согласно новым, более строгим, требованиям закона № 63-ФЗ.
Сейчас планируется тесное сотрудничество с УЦ ФНС для получения статуса доверенного лица. Данный статус позволит СКБ Контур выдавать ЭП руководителям предприятий, а также ИП, вместо ФНС.
Контур принимает участие в подготовке нормативно-правовых актов, которые регулируют применение электронных доверенностей, а также намерен поучаствовать в разработке системы подобных доверенностей. Сервисы Контура будут подготовлены к поддержке использования электронных доверенностей во всех информационных системах, с какими они работают.