Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать запрос в архив о родственниках в электронном виде». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные этапы и события нашей жизни так или иначе фиксируются и документируются государственными органами. Еще несколько лет назад данные хранились исключительно на бумажных носителях, сейчас важные для государства события жизни граждан (рождение, брак, развод, смерть, всякие регистрации собственности и т.п.) вносятся в электронные базы данных. Документы, созданные в организациях и ведомствах, когда выходит срок хранения, уничтожаются или передаются в архивы города или региона. Весь объем архивных документов, независимо от времени создания, места хранения и других параметров, образуют собой Архивный фонд Российской Федерации.
Услуга доступна для архивов
- ЦГА СПб
- ЦГИА СПб
- ЦГАИПД СПб
- ЦГАНТД СПб
- ЦГАЛИ СПб
- ЦГАКФФД СПб
- ЦГАЛС СПб
Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).
Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера «В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится».
Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках — непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
Какие документы есть в архиве?
У каждого архива есть опись фондов, которая поможет убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов обычно есть на сайте архива.
Если в случае с небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие, например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать подобную информацию, поскольку документов очень много.
Если на сайте архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан, наверняка, они смогут посоветовать, где искать.
Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.
Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться — в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.
Немаловажен и фактор времени — как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно «молодые» записи, относящиеся к актам гражданского состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.
Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках — участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.
В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.
Как найти информацию о предках в архивах?
Спустя время информация с ЗАГСов переносится в архивы, и если вы запрашиваете данные середины прошлого столетия и ранее – вас, скорее всего, отправят именно в архивы. Итак, первое, что стоит помнить – в архивы также необходимо приезжать, будучи подкованными документами и с четким обоснованием вопроса.
- Документы требуются те же что и в ЗАГС, но не забывайте об очередности восстановления документов. Например, вам необходимо получить свидетельство о рождении бабушки. Для этого вам требуется паспорт, свидетельство о рождении, паспорт или свидетельство о смерти ваших родителей, свидетельство о рождении вашего родителя, свидетельство о смерти бабушки. Если хоть один документ из цепи отсутствует – вам вправе отказать.
- Следующий момент – четко и ясно формулируйте ответы. Например, цель получения дубликата или справки – восстановление документов покойника с целью установления родословной. Не пытайтесь многословить или лукавить. Сотрудники архивов будут вправе вам отказать за предоставление ложной информации.
Зачем нужно знать о своих предках
Эти сведения усилят общность с семьей и дадут поводы для размышления. Генеалогия важна по следующим причинам:
- Здоровье. Не зря врачи спрашивают о наличии определенных заболеваний. Имея перед глазами пример дедушек, бабушек, прадедушек и прабабушек легко отследить основные болезни, проявляющиеся с возрастом, и предупредить их развитие. А также предположить сложности, которые могут быть у ваших детей.
- Судьба. Каждый человек – продукт воспитания. Главные модели, определяющие нашу жизнь, – те, что мы переняли у родителей. Поэтому рассказы пап и мам о вашем и их детстве, ценностях и взаимоотношениях внутри семьи прольют свет на причины образования многих ваших убеждений, помогут найти направление для изменения себя и своей жизни к лучшему.
- Общность. Процесс поиска информации о своих корнях сближает. Люди, сознающие общность с кем-либо, не одиноки. У них всегда есть братья, сестры, племянники, похожие на них и способные понять.
- Понимание себя и тех, кто вас окружает. Если большинство близких по отцовской или материнской линии имеют технический склад ума, работали и работают инженерами, программистами, технологами, вы тоже можете обнаружить в себе аналогичные способности, начать поиск приоритетных направлений для саморазвития, предпочесть нелюбимой профессии то дело, к которому вас всегда тянуло.
- Построение самооценки. Этот аспект особенно важен для маленьких детей. Они намного острее ощущают общность и чувствуют себя увереннее, когда им есть чем гордиться, когда они могут восхищаться родными и приводить их в пример. Рассказы о достойных поступках представителей семейства очень полезны для формирования личности ребенка.
Истории о предках, их сильных сторонах и особенностях быта помогают лучше понять мир. Поступки этих людей оценивается иначе, через призму единства. Всё хорошее и плохое, касающееся близких людей, вызывает более яркие эмоции: гордость, восхищение или удивление, замешательство, разочарование. Опыт того, кто связан с вами кровными узами, намного сильнее влияет на мироощущение.
Знание своих кровных связей полезно с практической точки зрения. Поддержание отношений с людьми из других городов, разных профессий может стать хорошим поводом и подспорьем для путешествий, источником новых впечатлений и знакомств.
Поэтому даже если вы не ищете именитых предков и предпочитаете гордиться собственными достижениями, сведения о вашей семье во всей их полноте будут вам полезны.
Поиск корней: кому это нужно
Тому, кто хочет почувствовать себя частью огромного целого. Ведь история каждой семьи таит в себе невероятное количество тайн и открытий, бед и радостей, счастливых и трагических историй, которые дадут почувствовать, что за вами стоит невероятное наследие. И вовсе не обязательно быть дальним родственником князей и графов, чтобы почувствовать себя частью истории.
Возможность узнать, кем были Ваши предшественники – неоценимое богатство, которое нельзя измерить материальными единицами.
Кому-то хочется понять, кем была их прабабушка, кому-то – найти след пропавшего десятилетия назад родственника, а кому-то – узнать, где покоятся останки погибшего в Великой Отечественной войне дедушки.
Цели разные, но объединяет их одно – желание найти ответы на волнующие вопросы об истоках своей семьи в глубине веков. В любом случае, процесс исследования способен превратиться в настоящее приключение и запомниться на долгие годы.
Запрос в архив — образец
Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: «Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество ) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить.»
Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие «исследуйте мой род с точки зрения генеалогии» либо «интересуюсь родословной моей фамилии» крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу — крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.
Теперь перейдем к вопросу, как сделать запрос в архив. Чтобы получить интересуемую информацию, надо написать соответствующее заявление. Не существует строго установленной формы этого документа. Но в некоторых заведениях предлагают образец запроса в архив к заполнению. Пишется он в свободной форме. Но при этом в заявлении обязательно должна содержаться определенная информация.
В шапке указывается:
Название архива и ФИО его руководителя;
адрес и ФИО заявителя;
его контактный телефон;
если запрос дает юридическое лицо, то исходящий номер заявления, реквизиты организации и адрес.
Затем посередке пишется слово «Заявление» . После этого можно подробно написать запрос в архив. Здесь следует указать такую информацию:
Изложить информацию о том, что это за запрос, и указать время, когда нужно получить эту информацию;
объяснить, почему и зачем нужна информация;
электронный или почтовый адрес, по которому выслать ответ;
дата запроса;
подпись заявителя и печать, если запрос оформляется юридическим лицом.
Как долго ждать ответа
Уполномоченный сотрудник Росархива рассмотрит ваше заявление, и в течение 15 дней передаст его для исполнения в соответствующее подразделение. Если же документы по вашему запросу хранятся в другом архиве или организации, Росархив в течение 5 дней с момента регистрации вашего заявления передаст его по адресу. После передачи вашего запроса в работу или в другой архив вас обязательно уведомят об этом.
Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами — они зависят от сложности поиска нужной информации.
Ответ на социально-правовые запросы вам обязаны дать максимум через 30 дней с момента регистрации вашего заявления. Если по объективным причинам этот срок продлевается, вас обязаны об этом уведомить.
[править] Письмо-запрос в архив о поиске сведений по метрическим книгам
Директору «Название архива»
Бесплатная юридическая консультация:
«Фамилия и инициалы директора»
от гражданина «фамилия, имя, отчество» ,
зарегистрированного по адресу:
«адрес места постоянного проживания» ,
е-mail, номера домашнего и мобильного телефонов)
Бесплатная юридическая консультация:
Прошу Вас предоставить сведения о фамилии, имени и отчестве, возрасте, роде занятий и месте жительства родителей согласно записи в метрические книге акта о рождении «фамилия, имя, отчество», который родился «дата, определенные годы» в «название населенного пункта».
Указанное лицо приходится мне (указывается степень родственных связей) .
С уважением и надеждой на Вашу помощь,
Необходимость подтверждения зарплаты и стажа
Для получения пенсии или государственного пособия необходимо подтвердить стаж и уровень заработной платы. В 2020 году все сведения о трудовой деятельности формируются в электронной форме. Работодатели заполняют СЗВ-ТД — это новые электронные трудовые книжки.
Сведения о работе прошлых лет не всегда подтверждены документально. Например, данные о внешнем совместительстве не отражаются в трудовой. Но эти сведения напрямую влияют на расчет пособий и пенсий. Для подтверждения рекомендуем подать запрос в архив через интернет или отправить по почте.
Если часть трудового стажа не учтут при назначении пенсионных выплат, то их сумма уменьшится. Аналогично страховой стаж влияет на величину пособия по нетрудоспособности. Например, если несколько лет не включат в расчет, то процент оплаты по среднему заработку установят ниже.