Обязательные реквизиты в товарной накладной в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные реквизиты в товарной накладной в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.

Правила заполнения транспортной накладной 2023

В 2023 форма транспортной накладной заполняется в соответствии с обновленными Правилами перевозки грузов:

• Грузоотправитель должен заполнить в документе пункты 1-6 и 16 («Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Наименование груза», «Сопроводительные документы на груз», «Указания грузоотправителя», «Прием груза», «Дата составления, подписи сторон»).
• Грузоперевозчик должен определить (по согласованию с отправителем) условия транспортировки. Он заполняет (в своей части) пункты 8-11, 13, 15, 16 ТН («Условия перевозки», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Прочие условия», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы», «Дата составления, подписи сторон»).

  При транспортировке опасных грузов или при использовании крупногабаритного или тяжеловесного транспорта в пункте 13 при необходимости указываются сведения о маршруте следования, а также о номере, дате и сроке действия специального разрешения.

• Водитель подписывает транспортную накладную в пунктах 6 и 7 («Прием груза», «Сдача груза»), заполняет пункт 15 («Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» — здесь указывается размер провозной платы), при необходимости — пункт 12 («Оговорки и замечания перевозчика» — здесь приводятся замечания о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования — при сдаче груза, изменении условий перевозки — при выгрузке). В пути водитель по мере необходимости вправе делать отметки об изменении условий транспортировки (пункт 12) и переадресовке (пункт 14 «Переадресовка»).
• Грузополучатель заполняет в транспортной накладной пункт 7 («Сдача груза»).
• В пункте 5 («Указания грузоотправителя») приводится объявленная отправителем ценность груза. Она не должна быть больше его действительной стоимости.
• Отсутствие записи в бланке накладной на перевозку груза подтверждается прочерком. Пустых полей в документе быть не должно.
• При отсутствии записей в пункте 8 применяются общие условия по Правилам перевозки грузов и Федеральному закону «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
• Транспортная накладная составляется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все экземпляры являются оригиналами.
• Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Исправления заверяются этими же подписями.
• В бланк накладной на перевозку груза включается информация обо всех партиях груза, перевозимых в одном транспорте.
• Если задействовано несколько автомобилей, количество экземпляров транспортной накладной должно быть соответствовать их количеству: на каждый автомобиль — три ТН.

Что такое накладная ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.

Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.

Что собой представляет

Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.

Еще в далеких 90-х Росстатом было принято постановление под номером 132, в котором содержался полный перечень учетных документов, включая двенадцатую форму (другое ее название ОКУД 0330212). Использую такие ТН с целью контроля передачи ТМЦ между продающей и покупающей сторонами. Формируют, как и хранят, не только в напечатанном виде, но и более привычном современному миру — электронном.

Несмотря на то что способ оформления данной бумаги был определен законодательством (на государственном уровне решено ее унифицировать), обязательным к исполнению она не является. С начала 2013 года компании и предприниматели вправе составлять собственные версии. При их формировании, соответственно, необходимо придерживаться определенных требований. Однако организации нечасто прибегают к самостоятельной разработке, так как имеющаяся форма очень удобна в работе и включает в себя все необходимые сведения.

На что обратить внимание при получении

Выясняя, как заполнить вид упаковки в товарной накладной и другие пункты, важно помнить, что перед подписанием необходимо внимательно проверить бумагу на наличие соответствий и отсутствие ошибок. Проверяющему предстоит учесть несколько основных нюансов:

• Когда приемка товара осуществляется по доверенности, в ТОРГ-12 обязан поставить подпись сотрудник, принимающий гру. Кроме того, обязательны отметки о дате, присвоенном номере и расшифровка росписи.
• В ситуации, когда заказчик получает продукт собственноручно, снизу справа на документе ему необходимо расписаться, расшифровать свой «автограф» и сделать оттиск печати.
• Нередко в организациях попросту отсутствуют любые виды штампов. Ничего страшного. При оформлении двенадцатой накладной можно обойтись и без них.
• К сожалению, не все и далеко не всегда проходит гладко. Если требуемые по правилам формирования личные подписи, нужные сведения об участниках сделки и другие подтверждения передачи отсутствуют — операция считается недействительной.

Почему в 1С в шапке счета-фактуры реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки?

Почему в 1С в форме счета-фактуры, действующей с 01.07.2021 реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки (с релиза 3.0.95)?

Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 и эти реквизиты расположены там в одну колонку.

Допустимо ли менять расположение реквизитов в счете-фактуре?

Для более компактного расположения реквизитов фирмой 1С было принято решение разместить реквизиты Продавца и Покупателя в СФ и УПД в 2 колонки.

По мнению разработчиков 1С, все данные сохранены, поэтому такое расположение не противоречит Постановлению.

Методисты ФНС не имеют возражений против такого подхода. Данная позиция отражена в Письме ФНС от от 23.08.2021 N 3-1-11/0116@.

В случае осторожного подхода, можно разработать собственную внешнюю форму бланка с помощью программиста 1С. А также обратиться с письменным запросом в ИФНС, чтобы получить адресный ответ о безопасности применения такого варианта бланков.

Особенности заполнения бумажной накладной

Товарную накладную можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Если организация составляет накладную на товары в бумажном формате, то не обязана использовать форму ТОРГ-12. Можно применять самостоятельно разработанный регистр. В бланк можно включать необходимое количество граф в соответствии с потребностями и отраслевой спецификой предприятия. Решение, в какой форме будет формироваться первичная документация, отражающая поставку товаров, принимает руководитель. После разработки и утверждения самостоятельного бланка его нужно закрепить в учетной политике организации.

В собственный бланк товарной накладной включите обязательные реквизиты:

• номер и дату формирования;
• название грузополучателя и его реквизиты;
• наименование грузоотправителя и его реквизиты;
• документ, на основании которого производится отгрузка товаров — контракт, счет, счет-фактура и проч.;
• таблицу, в которой приводится список поставляемых товаров, единица измерения и ценовые характеристики;
• место для подписей ответственных лиц с указанием их должностей;
• место для оттисков печатей сторон в случае их использования организациями.

Как подписывать накладную

Заполненную ТОРГ-12 должны подписывать все уполномоченные лица со стороны поставщика и заказчика.

Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.

Если товарная накладная составлена и направлена заказчику в электронном виде, то обе стороны должны подписать ее цифровой подписью. Электронная ТОРГ-12 формируется в одном экземпляре, но в составе документа два файла. Один создается со стороны покупателя, другой — со стороны поставщика.

Электронную накладную можно направить в территориальную Федеральную налоговую службу в XML-формате по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ подписывает руководитель, главный бухгалтер и иные ответственные лица.

Под накладной, которая составляется в бумажной форме, проставляется пять подписей:

1. В графе «Груз получил» ставит свою подпись уполномоченное лицо заказчика. Право подписи закреплено в уставе организации или оформляется специальным приказом или доверенностью.
2. Раздел «Груз принял» подписывает материально-ответственное лицо заказчика. В этой строке может расписываться и тот служащий, который непосредственно принимает товар. Если партию принимает руководитель, то доверенность не оформляется. Любой другой сотрудник может действовать только на основании доверенности.
3. Со стороны поставщика ставятся три подписи: руководителя, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за отгрузку товарно-материальных ценностей. Можно издать приказ, в котором будет закреплено право конкретного работника проставлять подпись от поставщика во всех трех разделах.

Какой бланк использовать

Бюджетные учреждения используют унифицированный бланк по ОКУД 0330212, который утвержден Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998. Но применять его не обязательно. Организация вправе самостоятельно разработать удобный бланк и утвердить его в учетной политике (ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 имеет преимущества:

• структура проста, удобна и понятна;
• полностью отвечает законодательным требованиям к составлению и ведению документации;
• послужит доказательством в спорной ситуации (например, при выявлении претензий к качеству поставленной продукции);
• подтверждает получение товара, работы или услуги;
• считается обоснованием для принятия НДС к вычету;
• подтверждает продолжительность гарантийного срока.

Обязательная информация и реквизиты для счетов-фактур

Счет-фактура существует в документообороте для определения суммы НДС, который подлежит уплате с выручки от реализации товаров, изделий, готовой продукции или работ, услуг. Также этот документ является основанием для уменьшения налога к уплате при покупке товаров или услуг на территории РФ.

Налоговые службы внимательно отслеживают финансовые потоки, поступающие в бюджет от налогоплательщиков. Поэтому для того, чтобы не потерять право на вычет НДС, следует соблюдать порядок заполнения документа. К обязательным реквизитам (согласно правилам НК в части ст. 169) относят:

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.

Какие обязательные реквизиты должны быть указаны в любой ТН?

Товарная накладная любой формы должна включать в себя следующие реквизиты:

• номер и дата составления;
• полное название ООО или ИП и реквизиты обеих сторон – отправителя и получателя (о том, зачем нужна ТН для ИП и как ее оформить, читайте );
• основание отправки продукции (например, договор, счёт и т.д.);
• отправляемые номенклатурные позиции с указанием наименования товаров, общего количества и стоимости (как правило, оформляется в виде таблицы);
• ФИО, должности и подписи (с расшифровкой) лиц, разрешивших отправку груза, отпустивших его со склада и получивших со стороны покупателя соответственно;
• печати обеих сторон (при наличии печатей).

Датой составления торговой накладной считается день, в который была совершена операция купли-продажи материальных ценностей, но она не всегда совпадает с датой подписания накладной. В некоторых случаях накладную составляют за несколько дней до совершения торговой операции. Поэтому датой поставки товара считается именно дата подписания документа, а не дата, указанная в графе «Дата составления».

Что касается графы «Номер документа», то в этой графе указывается порядковый номер накладной на предприятии. Каких-то особых требований к нумерации не установлено.

Товарную накладную необходимо оформлять в 2-х экземплярах, один из которых остаётся у поставщика, а другой отдаётся покупателю. Таким образом, обе стороны на основании данных этого документа отразят детали совершённой операции в учётном листе.

Какие бывают типы ТН?

На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.

Соответственно, накладные могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной подписью, то он считается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (п.1 ст.6 Закона от 06.04.2011г. №63-ФЗ).

• Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.

  При транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.

• В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.

  Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.

Важно! Если в электронной накладной была допущена ошибка, то исправить ее уже не получится. В таких случаях составляется акт о выявленном отличии и согласовывается с контрагентами.

Универсальный передаточный документ можно дополнять

Универсальный передаточный документ (УПД) содержит элементы товарной накладной, товарно-транспортной накладной, накладной на отпуск материалов на сторону и акта о приеме-передаче основного средства. Поэтому, используя универсальный документ, любая компания может объединить в нем сведения из форм ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и 1-Т и одновременно предъявить покупателю сумму НДС. Так как УПД — это первичный документ, его форму надо утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике.

Компания вправе дополнить универсальный передаточный документ своими реквизитами. А при изменении цены не требуется вносить исправления в УПД. Эти и другие разъяснения привела ФНС России в письме от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@.

Налоговики давно разрешили дополнять счета-фактуры своими реквизитами (письмо от 26.01.12 № ЕД-4-3/1193). Теперь налоговая служба подтвердила, что дополнительные реквизиты можно добавлять и в универсальный передаточный документ. Заметим, что в прошлом году в своих частных разъяснениях специалисты Минфина и ФНС не рекомендовали что-либо менять в форме. Даже несмотря на то, что она рекомендательная (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96).

Минфин считает, что дополнительные реквизиты счета-фактуры не должны нарушать последовательность обязательных (письмо от 20.07.12 № 03-07-09/87). Так что в счете-фактуре безопаснее дополнительные сведения отражать после всех строк и граф с пометкой «Справочно». А за пределами черной рамки можно внести любые дополнительные реквизиты и расположить их как угодно. Например, добавить дополнительные столбцы. Ведь часть, находящаяся за пределами рамки, относится к первичке, а ее компании вправе разрабатывать самостоятельно и добавлять в нее любые реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Накладные подразделяются на различные виды. Различают формы по целям и особенностям оформления. Существуют эти виды:

• Товарная накладная. Бумага сопровождает операции по отпуску/приему продукции со складских помещений. Она входит в состав первички. Включает в себя ряд ключевых сведений: наименование компании, номер документа, дата отпуска продукции, лицо, которое передало товар и так далее.
• Транспортная накладная. Сопровождает транспортировку грузов. Нужна для регулирования взаимоотношений между участниками операции: получатель, отправитель, а также лицо, занимающееся транспортировкой. Бумага подтверждает факт оформления соглашения о перевозке. Она сопровождает груз от пункта его отправки до пункта его получения. В завершение операции бумага предоставляется грузополучателю. Накладная фиксирует различные сведения о грузе: его вес, маркировка. Наличие этого документа обязательно при подаче исков и претензий к любой из сторон операции. Он понадобится при обнаружении недостатков: недостачи, порча, повреждения, задержки при выдаче.

Транспортная накладная, в свою очередь, подразделяется еще на ряд видов. Подразделение на виды выполняется на основании транспорта, используемого при грузоперевозке. К примеру, есть авиационные, автотранспортные, ЖД накладные.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)»).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Похожие записи:

• Сколько действует заверенная трудовая книжка для банка?
• Программа «Молодая семья» в городе Пенза и Пензенской области
• Какие выплаты положены на 3 ребенка 2023 году в Москве