Как применять универсальный передаточный документ (УПД)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как применять универсальный передаточный документ (УПД)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

В каких случаях можно использовать УПД

Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:

• счет-фактура,

• накладная или иной передаточный документ,

• либо все вместе.

Его можно применять:

• при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;

• при различных видах отгрузки товаров;

• при проведении сделок посредством комиссионеров,

• принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.

Как заполнить дату УПД

В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:

• строка (1) — дата составления документа;
• строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
• строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.

• УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

Кто может применять форму УПД в своей бухгалтерии?

По закону вы не обязаны применять УПД, но это удобно и упрощает документооборот для компании или ИП. Ведь по своей структуре УПД объединяет счет-фактуру и первичный документ. Он дает покупателю право на вычет по НДС, заменяя счет-фактуру, и подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль и других налогов (письма ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623, от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

УПД в своей бухгалтерии могут применять организации и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и даже на специальных налоговых режимах. Универсальным передаточным документом могут пользоваться даже налогоплательщики, освобожденные от уплаты НДС.

Как заполнить УПД при УСН?

На УСН заполняйте УПД в зависимости от ситуации.

Продаете свои товары, работы, услуги. Оформляйте УПД со статусом «2», только как передаточный документ. Ведь плательщиком НДС вы не являетесь и не должны выставлять счета-фактуры. Это следует из п. 3 ст. 169, пп. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ, Приложения 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

УПД со статусом «2» заполняйте в общем порядке. Особенностей, связанных именно с УСН, нет.

Вам, как покупателю, выставили УПД. Заполните его строки [15]‒[19] в общем порядке (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Вы посредник, действуете от своего имени и исполняете обязанности по НДС. Вместо счетов-фактур и первичных передаточных документов можете использовать УПД со статусом «1» (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Приложение 2 к данному письму).

УПД заполняйте с учетом тех же особенностей для посредников на УСН, что и при заполнении счетов-фактур.

Если операция не требует оформления передаточного документа, например вам нужно выставить или перевыставить счет-фактуру на аванс, то используйте счет-фактуру, а не УПД (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

Универсальный документ нельзя применять только как счет-фактуру. Он может быть либо одновременно счетом-фактурой и передаточным документом, либо только передаточным документом.

Статус УПД – что это?

В универсальных передаточных документах статус является пояснением, и может применяться в следующих «качествах»:

• Статус Первый. Применяется при использовании универсальных передаточных документов как первичной документации и счета-фактуры;
• Статус Второй. Используется при применении УПД только в качестве первичной документации, исключительно для решения задач бухучета.

Соответственно, статус УПД указывает на то, какие цели поставлены перед универсальными передаточными документами в системе документооборота. Если при формировании УПД второй статус присваивается ошибочно, однако все требующиеся для СФ графы оформлены должным образом, применять универсальный передаточный документ для подачи на вычет разрешено. Конец формы

соответсьт

Универсальными передаточными документами со вторым статусом можно пользоваться:

• Комиссионерами, отгружая продукцию комитенту;
• Неплательщикам налога на добавленную стоимость. К примеру, предприятиям на упрощенной системе налогообложения. Т.к. работа с УПД не обязывает у расчету и выплате НДС.

Время формирования УПД

Наравне с любой иной первичной документацией, универсальные передаточные документы нужно формировать одновременно или незамедлительно после осуществления любой хозоперации фирмы.

Даты, которые стоит указать в УПД:

• Получения или приемки;
• Фактического проведения операции;
• Формирования документа.

Особенности даты выставления счетов-фактур:

• При совпадении трех дат со временем определения базы налогов по НДС, сложностей не будет;
• При совпадении дат составления документации и фактического совершения сделки, данная дата будет датой для определения налоговой базы. А дата подписания документа сдачи-приемки работ заказчиком станет датой для расчета налоговой базы для работ;
• Если документ был сформирован перед или после отгрузки, то датой для работ станет дата приемки, а датой для налоговой – дата фактического проведения операции.

Какие документы «укладываются» в УПД.

В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.

Какие документы заменяет УПД:

• накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
• акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
• счет-фактура.

Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.

УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).

• «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
• «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.

Как УПД присваивают номер

Номер документации в отчетности напрямую связан с её статусом. Делается это из-за того, что по требованиям налогового законодательства нумерация документов в отчетности должна четко соблюдаться. Например, при выставлении счета-фактуры в первой же строке указывается его порядковый номер. При этом все номера этих бумаг, в том числе если они носят корректировочный либо авансовый характер, указываются в хронологическом порядке. Не стоит забывать и о наличии специального порядка нумерации счетов-фактур в обособленных подразделениях организации. Как присвоить номер УПД?

Если рассматривать требования к первичной бухгалтерской документации, становится понятно, что номер не относится к обязательным элементам оформления. Соответственно, УП со статусом 1 получает номер по хронологии нумерования счетов-фактур, а УПД, имеющий статус два, получает номер по правилам, применимым к первичной документации.

Кроме того, статус 1 определяет, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ.

Основной целью разработки УПД является сокращение затрат организаций и облегчение труда бухгалтеров. Его использование возможно по желанию организации.

На основании закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ плательщики НДС при реализации товаров должны составлять первичный документ и счет-фактуру. Некоторые данные у них повторяются. Как следствие, это увеличивает временные и финансовые издержки.

В 2013 году ФНС РФ и Министерство финансов ввели новый универсальный передаточный документ. Он выполняет две функции: функцию счета-фактуры и первичного учетного документа.

Возникновение УПД стало возможным благодаря вступлению в силу закона № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». Он разрешил не соблюдать строго определённые формы первичных документов. Кроме того, стало возможным вносить в счета-фактуры другие сведения. К примеру, можно было туда внести информацию с первичного документа.

Исходные учтенные документы требуются для налогового учёта и бухучёта. В связи с этим, УПД возможно использовать для обоих видов учёта.

Важно! Во время разработки УПД ФНС учитывала мнения экспертов, в том числе специалистов фирмы «1С».

На сайте ФНС перечислены операции, для которых возможно использование УПД, а также даны рекомендации по его заполнению. В итоге, упрощена процедура оформления документации для продавцов.

Реквизит «Подпись» в УПД

В УПД предусмотрено несколько мест с реквизитом «Подпись»:

1. В бланке счета-фактуры в УПД подписи ставят руководитель или лицо с такими же полномочиями, а также бухгалтер или замещающее его лицо. При статусе «1» — эти подписи обязательны, при статусе «2» — не обязательны.
2. Ст. 10: подпись ставит то лицо, которое оказывает услугу, предоставляет товар и т. д. Прописывается должность и расшифровка ФИО.
3. Ст. 13: подписывают со стороны продавца лица, которые являются составителями УПД.
4. Ст. 15: место для проставления подписи лицами, которые получили товар, услугу и т. д.
5. Ст. 18: подписывают сотрудники со стороны покупателя, которые отвечают за верное оформление операции.

Порядок заполнения Универсального передаточного документа (УПД) с 01.07.2021 г. на нашем сайте

В поле «УПД №» внесите порядковый номер универсального передаточного документа. Наш сервис поддерживает автонумерацию, но допустим и ввод этого значения вручную. В поле «от» укажите дату составления документа, при этом можно воспользоваться встроенным календарем, выбрав в нем необходимую дату.

В поле «Тип документа» определите цель, для которой применяется УПД. Если вы хотите оформить хозяйственную операцию и принять к вычету НДС, то нужный вариант: «Счет-фактура и передаточный документ». Если используете УПД только в качестве первичного учетного документа, то выберите «Передаточный документ».

В поле «На авансовый платеж» выберите значение «да», если составляете УПД на аванс, т.е. при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. При этом в печатной форме УПД в строках «Грузоотправитель и его адрес» и «Грузополучатель и его адрес», а также в столбцах 2-6, 10-11 табличной части документа автоматически будут проставлены прочерки. Если же УПД выписывается вместе с закрывающими документами по факту отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, то в этом поле следует оставить значение по умолчанию «нет».

В поле «Исправления» выберите необходимое значение. При первичном заполнении УПД следует оставить значение по умолчанию «не вносились», в этом случае в готовом документе в строке «Исправление» будет автоматически проставлен прочерк. При выборе значения «Вносились» появятся поля «Исправление №» и «от», в которых нужно указать порядковый номер внесенного в УПД исправления и дату внесения этого исправления.

В поле «Валюта документа» выберите наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в документе товаров (работ, услуг), имущественных прав, в том числе при безденежных формах расчетов. Ее наименование и цифровой код будет отражен в документе в соответствии с Общероссийским классификатором валют. Если нужной вам валюты нет в списке, можно ввести ее наименование и код вручную, выбрав значение “Другое”.

В строки таблицы «К расчетно-платежному документу» последовательно заносятся все номера и даты расчетно-платежных документов, по которым были получены денежные средства на дату составления УПД в оплату перечисленных в нем товаров, работ, услуг.

В разделе «Информация о продавце» необходимо выбрать значение «Организация», если УПД составляет юридическое лицо, или «ИП». В первом случае необходимо заполнить поля следующими реквизитами: наименование организации краткое или полное на выбор, подробный адрес в соответствии с ЕГРЮЛ (индекс, город, улица, дом, офис), ИНН, КПП, ФИО руководителя или уполномоченного лица, ФИО главного бухгалтера (можно указывать фамилию полностью и инициалы). Во втором случае в полях нужно указать ФИО предпринимателя полностью, адрес из ЕГРИП (индекс, город, улица, дом, квартира), ИНН и реквизиты свидетельства о госрегистрации.

В разделе «Грузоотправитель» если продавец и грузоотправитель являются одним и тем же лицом нужно выбрать значение «Он же» (в печатной форме отразится — «он же»); при составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права необходимо поставить «флажок» в значение «Не указывать» (в печатной форме будет проставлен прочерк); если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом нужно выбрать значение «Сторонняя организация» — для этого случая в соответствующие поля требуется внести полное или сокращенное наименование организации-грузоотправителя согласно учредительным документам и ее почтовый адрес.

В раздел «Документ об отгрузке» вносятся данные о документе, на основании которых составлен счет-фактура. Поскольку УПД со статусом 1 совмещает в себе документ об отгрузке товаров (оказании услуг и т.п) и счет-фактуру, он выступает основанием для самого себя. Следовательно, в данном разделе необходимо указать реквизиты самого УПД: первый и последний порядковые номера номенклатурных позиций через дефис (например, 1-20, если в документе 20 позиций), номер и дату УПД.

В разделе «Информация о покупателе» в поле «Наименование» нужно указать полное или сокращенное наименование покупателя, в поле «Адрес» — подробный адрес в соответствии с ЕГРЮЛ или ЕГРИП, в поля «ИНН» и «КПП» — индивидуальный номер налогоплательщика-покупателя и его код причины постановки на учет соответственно. Индивидуальные предприниматели поле «КПП» не заполняют.

В поле «Идентификатор гос. контракта» указывается номер, который присвоен гос. контракту или договору (соглашению). Число знаков идентификатора может быть разным: 20 цифр для казначейского сопровождения договора, 25 цифр — для оборонного заказа. Если контракт обычный, то поле не заполняется.

В разделе «Грузополучатель» если покупатель и грузополучатель — одно и то же лицо, следует выбрать значение «Он же» — необходимые строки в печатной форме будут заполнены информацией о покупателе; при составлении УПД на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права следует выбрать значение «Не указывать» — в этом случае в печатной форме будет проставлен прочерк; если грузополучатель и покупатель — разные компании, необходимо выбрать значение «Сторонняя организация» — в этом случае нужно внести в соответствующие поля полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В разделе «НДС» в поле «Расчет НДС», необходимо поставить «флажок» в одно из значений. Выбрав вариант расчетов «В сумме», в табличной части формы в столбце «Цена за единицу» следует указывать цену, которая уже включает в себя НДС; «Сверху» и «Не учитывать» — указывается цена без НДС. Для случаев «В сумме» и «Сверху» расчет НДС будет произведен автоматически. В поле «Ставка НДС» в выпадающем меню нужно выбрать «20%», (до 01.01.2019 — «18%»), «10%» или «Без НДС» в зависимости от вашей системы налогообложения и характера операции.

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Документ Счет-фактура полученный вид операции на поступление позволяет зарегистрировать в..В вашей учетной политике установлено, что первичным документом при реализации.Не знаете, как оформить такие операции? Поставщик выставил универсальный передаточный.

Как правильно оформить?

Форма, предложенная ФНС, не является обязательной к применению. Налогоплательщик может ей воспользоваться, как основой, и внести дополнительные показатели. При этом следует учитывать некоторые особенности:

• реквизиты счета-фактуры, содержащиеся в УПД, должны соответствовать действующей форме счета-фактуры;
• в части реквизитов первичных документов должны быть соблюдены требования Закона о бухгалтерском учете;
• дополнить таблицу можно новыми графами, но не добавлять колонки между графами 1-11 (только слева от 1 и справа от 11);
• не следует менять состав и последовательность реквизитов, а также удалять реквизиты счета-фактуры;
• не следует переименовывать графы и строки формы.

После того, как форма откорректирована, необходимо закрепить ее в своей учетной политике и применять.

Заполняется УПД продавцом, в часть строк записи вносит покупатель. Составляется в момент совершения операции или сразу после нее. В зависимости от статуса:

• регистрируются в книге продаж у продавца, в книге покупок у покупателя; посредники и застройщики – в журнале учета счетов-фактур УПД со статусом «1»;
• не регистрируются УПД со статусом «2».

Продавцом указываются данные по следующим реквизитам формы:

1. Статус УПД.
2. Реквизиты счета-фактуры (если статус «1») в общем порядке (строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11).
3. Сведения, которые должны содержаться в первичном документе, не указанные в части счета-фактуры:

• ссылка на договор, являющийся основанием приемки-передачи;
• должности, подписи и их расшифровки ответственных лиц от имени продавца;
• дата фактической отгрузки товара, оказания услуг, передачи результатов работ;
• дополнительные сведения, связанные с товаром, услугами, работами, уточняющими их.

Покупатель заполняет:

1. Сведения об ответственном за оформление операции лице со стороны покупателя (должность, ФИО, личная подпись), принявшем товар, услугу, работы.
2. Дата фактического получения товара, услуги, результата работы.
3. Иные сведения о приемке.

УПД заверяется оттиском печати продавца и покупателя, если они используются.

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

Строка, показатель	Пояснение
Статус	Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная. Не забываем про нововведения — добавляем строку 5а в УПД со статусом «1». Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2».
Строки с 2 по 7	Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль).
Табличная часть	Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ.
Подписи ответственных лиц	Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности.
Документ-основание	Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка.
Подписи исполнителя и заказчика	Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии).

Похожие записи:

• Льготы на жилье молодым семьям в 2023 году
• Госпошлина за развод в 2024 году через ЗАГС сумма
• За третьего ребенка что дают 2023 году в Алтайском крае