Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кадрового учета на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документы кадрового учета

В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.

В состав обязательной документации по сотруднику входят:

• приказ о приеме на работу по формеТ-1

• трудовой договор по формеТД-1

• трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)

• табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13

• личная карточка сотрудника по формеТ-2

• штатное расписание по форме Т-3

• перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)

• приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6

• график отпусков по формеТ-7

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта

Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).

Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:

• нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
• несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
• нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
• нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства. Мы предлагаем Вам именно такую помощь, имея построенную систему работы наших специалистов и технологии, специализируюсь конкретно в области кадрового учета.

Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?

Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:

• документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
• оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
• учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
• мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
• сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
• разработка механизма поощрения и взыскания;
• составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
• формирование трудового стажа;
• своевременный отбор документации для архива и его оформление.

Цели и задачи кадрового учета

Система кадрового учета в организации – это учет и регистрация движения работников в организации, оформление трудовых отношений между работодателем и работником в соответствии с требованиями трудового законодательства и трудового права.

Цель кадрового учета – систематизация работы с персоналом, организация документооборота, снижение рисков возникновения трудовых споров, проблем с законом и штрафов за нарушение трудового законодательства.

К основным задачам кадрового учета в организации относят:

• оформление внутренних нормативных актов – приказов о приеме на работу, перемещениях сотрудников, отпусках, переводах на другие должности, наказаниях и поощрениях, увольнении,
• формирование оптимальной штатной структуры,
• учет рабочего времени,
• ведение документооборота по работе с персоналом, по охране труда и по воинскому учету,
• проведение аттестации сотрудников,
• подбор персонала,
• организация учета персональных данных, обеспечение сохранности кадровой документации,
• составление и своевременное предоставление кадровой отчетности в налоговую инспекцию, в органы статистики и в пенсионный фонд,
• соблюдение требований действующего трудового законодательства,
• участие в разрешении трудовых споров.

Как составить инструкцию по кадровому делопроизводству 2023

С 2013 по 2023 год в этой сфере не было никаких изменений. В 2013 г. Приказом Росстандарта №1185-ст веден ГОСТ Р 7.0.8 «Делопроизводство и архивное дело», который действует с 2014 года по нынешнее время. Все работники ОК должны руководствоваться этим стандартом. Нужно отметить, что официально должностная инструкция по кадровому делопроизводству на госуровне никем не разработана и не утверждена.

Возможны два варианта:

• найти готовый шаблон в интернете, переделать его под условия работы своей организации;

• разработать собственный документ с учетом специфики своей компании.

Программы для ведения кадрового учета — скачать бесплатную демоверсию или купить?

В настоящее время многие интернет-ресурсы предлагают скачать бесплатно программы для ведения кадрового учета, позволяющие автоматизировать все кадровое делопроизводство или какую-то его часть. Однако бесплатной при этом оказывается, как правило, лишь демонстрационная версия, рассчитанная на несколько дней (недель, месяцев) работы. Для продолжения же работы далее необходимо купить лицензию, ключ или полную версию программы.

Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.

Таким образом, организуя кадровое делопроизводство с нуля, можно не торопиться при выборе программы для ведения кадрового учета и не приобретать первый попавшийся продукт. Ведь подбор оптимального варианта не только позволит автоматизировать кадровое делопроизводство, но и значительно облегчит рабочий процесс.

Кто должен заниматься кадровым учетом

В зависимости от численности работников предприятия и его финансовых возможностей организация кадрового делопроизводства может осуществляться как отдельными его работниками, так и отдельными структурными подразделениями. Вы можете вести кадровый учет:

• Непосредственный руководитель компании. Этот метод чаще всего используется в молодых компаниях с небольшим штатом (до 20-25 человек).
• Специалист отдела кадров. Сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору или по договору аутсорсинга.
• Сотрудник на неполный рабочий день. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на действующих сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и т д. При выборе этого варианта крайне важно оформить работу по совместительству в соответствии с ТК РФ. (статьи 60.2 и 151) — необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных работ, назначить ему соответствующую доплату, а также обеспечить, чтобы выполнение дополнительной работы не приводило к увеличению продолжительности рабочего времени день.
• Кадровая служба. Это специальное подразделение, созданное специально для решения вопросов кадрового делопроизводства.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность по закону, необходимо знать, какие документы должны быть у организации.

Что должно быть:

• Протокол ассоциации был составлен.
• Решение самих учредителей о создании ООО.
• Заключения контролирующих органов.
• Деловой документ, фиксирующий государственную регистрацию создаваемой компании.
• Документы, устанавливающие право и подтверждающие наличие у компании существующего имущества.
• Специальные бумаги связаны с выпуском ценных бумаг, в том числе облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных компаний.
• Специальные протоколы собраний и собраний органов ООО.
• Другие деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определен порядок оформления и расположения на листе следующих реквизитов документов:

№	Реквизит	№	Реквизит
01	Герб РФ, герб субъекта РФ (муниципального образования)	16	Гриф утверждения документа
02	Эмблема	17	Заголовок к тексту
03	Товарный знак (знак обслуживания)	18	Текст документа
04	Код формы документа	19	Отметка о приложении
05	Наименование организации – автора документа	20	Гриф согласования документа
06	Наименование структурного подразделения – автора документа	21	Виза
07	Наименование должности лица – автора документа	22	Подпись
08	Справочные данные об организации	23	Отметка об электронной подписи
09	Наименование вида документа	24	Печать
10	Дата документа	25	Отметка об исполнителе
11	Регистрационный номер документа	26	Отметка о заверении копии
12	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа	27	Отметка о поступлении документа
13	Место составления (издания) документа	28	Резолюция
14	Гриф ограничения доступа к документу	29	Отметка о контроле
15	Адресат	30	Отметка о направлении документа в дело

Разработка и оформление кадровой документации

Кадровая документация составляется на основании трудового законодательства РФ. Полный перечень документов зависит от организации труда персонала и отраслевой деятельности именно вашего предприятия или ИП.

Также немаловажен практичный опыт в ведении кадрового делопроизводства. Грамотное ведение кадрового учёта требует знаний трудового законодательства, форм кадровой документации, отслеживания всех изменений трудового права.

Неправильно оформленные трудовые отношения или нормативно-правовые акты влекут за собой:

• ошибки при расчете с персоналом;
• частое возникновение трудовых споров;
• материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

Какими знаниями должен обладать кадровик в 2023 году?

Итоги:

1. Основополагающий нормативный акт – ТК РФ. Также стоит учитывать специфику деятельности компании, прочие факторы. Тогда понадобятся знания «узких» нормативных актов. Также нужно уметь отслеживать судебную практику, изменения в трудовом законодательстве, знать правовые прецеденты в области кадровой науки.
2. Практически наизусть нужно выучить Постановление Госкомстата № 1. В нём указаны все шаблонные формы. Которые так необходимы кадровику при работе – приказы, штатное расписание и иное.
3. Надо точно знать, какие локальные акты должны быть на каждом предприятии. Если их нет, необходимо заняться их разработкой, составлением, согласованием и утверждением. Не стоит браться за эту работу одному. Рекомендуется обратиться к работодателю с просьбой собрать рабочую группу, которая и будет этим заниматься.
4. Отдельное внимание стоит уделить соответствию ЛНА законодательным требованиям. Если они ущемляют основные права трудящихся, их нельзя применять. Об этом нужно уведомить руководство. В противном случае, проверяющие могут наложить штрафные санкции на руководство и юридическое лицо.

Похожие записи:

• Как оформить долю в квартире в собственность по наследству
• Как сдать в аренду нежилое помещение самостоятельно
• Госпошлина за регистрацию договора дарения земельного участка в 2023 году