Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что относится к административно хозяйственной деятельности?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Административно-хозяйственная деятельность включает в себя широкий спектр задач, связанных с организацией и управлением процессами внутри предприятия или организации. Она направлена на обеспечение эффективного функционирования и достижения поставленных целей. Данная деятельность включает в себя такие аспекты, как планирование, организация, контроль, координация и регулирование различных процессов.
Виды документов, используемых в административно-хозяйственной деятельности
Административно-хозяйственная деятельность предприятия связана с осуществлением различных процессов, для которых необходимо вести документацию. В ходе такой деятельности в большинстве случаев применяют следующие виды документов:
- Договоры и соглашения: эти документы необходимы для заключения сделок и установления взаимоотношений с партнерами, подрядчиками или клиентами. В них указываются условия сотрудничества, права и обязанности каждой из сторон.
- Приказы и распоряжения: такие документы несут организационный характер и используются для выдачи указаний, поручений или инструкций сотрудникам о выполнении определенных задач или изменениях в работе.
- Протоколы и отчеты: данные документы служат для фиксации результатов проведенных проверок, встреч, совещаний и т.д. Протоколы отражают основные события и принятые решения, отчеты содержат подробную информацию по выполненным задачам и работам.
- Финансовые документы: к ним относятся счета, счета-фактуры, платежные поручения и прочие документы, которые связаны с финансовыми операциями предприятия. Они служат для фиксации фактов расчетов и платежей с партнерами и поставщиками.
Должностные обязанности специалиста
Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:
- Контролирует сохранность материальных ценностей.
- Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
- Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
- Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
- Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
- Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
- Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
- Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
- Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
- Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
- Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
- Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
- Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
- Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
- Организует питание сотрудников.
- Составляет необходимые учетные и отчетные документы.
Основные задачи отдела
Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:
- Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
- Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
- Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
- Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
- Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
- Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
- Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
- Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
- Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
- Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.
Обобщая вышенаписанное
Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам. Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы. Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса. Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.
Важность административно-хозяйственной деятельности для организации
Одной из основных задач административно-хозяйственной деятельности является обеспечение эффективного функционирования организации. Это включает в себя планирование и контроль различных аспектов ее работы, таких как управление персоналом, закупка и учет материалов, финансовое планирование и управление, организация рабочего пространства и обеспечение безопасности.
Административно-хозяйственная деятельность также играет важную роль в поддержании эффективных коммуникаций внутри организации. Она обеспечивает передачу информации между различными отделами и сотрудниками, координацию работы и решение конфликтов.
Кроме того, административно-хозяйственная деятельность помогает организации соблюдать законодательство и правила, регулирующие ее деятельность. Она включает в себя выполнение формальных требований, составление отчетов и документации, контроль регламентов и процедур.
В целом, административно-хозяйственная деятельность играет ключевую роль в обеспечении эффективного и стабильного функционирования организации. Она помогает управлению принимать обоснованные решения, оптимизировать бизнес-процессы, снижать издержки и повышать эффективность работы всей организации.
Для чего создается отдел
В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.
Выделяются следующие функции АХО:
- покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
- ремонт помещений, устранение поломок имущества;
- соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
- материальная ответственность за имущество компании;
- поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
- заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на оказание коммунальных услуг;
- обеспечение сотрудников компании всем необходимым для эффективной работы;
- контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок — в это входит своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
- организация комфортных условий для отдыха сотрудников согласно законодательству РФ;
- контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.
Должностные обязанности
Хозяйственным обеспечением организации занимается большая команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов-хозяйственников. В состав подразделения входят такие должности административно-хозяйственного отдела, как:
- Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
- Ведущий специалист, главный инженер, администратор — это группа сотрудников, каждый из которых курирует отдельное направление работы отдела. У таких сотрудников нередко имеется дополнительная расшифровка должности АХО, например, ведущий специалист по обслуживанию инженерных систем.
- Руководитель предприятия, начальник по АХЧ, технический директор, заместитель руководителя по хозяйственному обеспечению.
Главный сотрудник отдела — начальник, руководитель АХО это, как правило, человек с опытом. Стаж — не менее 5 лет. Подчиняется генеральному директору или его заместителю, нередко главный хозяйственник организации сам является заместителем руководителя. Начальник обладает особыми знаниями, правом решать важнейшие вопросы и вправе подписывать документы, представляет интересы директора компании. Руководитель хозяйственной службы владеет информацией о:
- нормах Трудового кодекса и внутреннем распорядке организации;
- всех структурных подразделениях, особенностях их взаимодействия между собой;
- нормах и правилах охраны труда;
- всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
- правилах управления командой, организации труда;
- работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
- навыках делового общения, составления договорной документации;
- порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.
Требования к специалисту
Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:
- Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
- Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
- Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
- Виды оказываемых работ и услуг.
- Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
- Основы маркетинга, продвижения.
- Планировку, эстетическое оформление помещений.
- Основы социальной психологии.
- Трудовое законодательство.
- Правила и нормативы охраны труда.
Минимальные требования к подготовке специалиста:
- Среднее профессиональное образование.
- Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.
Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.
Организация рабочих мест
Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать. Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штатов.
Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).
В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.
Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника.
|
Показатель |
Значение показателя |
Примечание* |
|
Площадь рабочего места |
Минимум 4 кв.м. |
Исходя их этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем помещении |
|
Освещенность |
Достаточно общего освещения |
Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение |
|
Необходимая мебель |
||
|
Стул – 2 шт. |
Один стул для посетителей |
|
|
Тумба подвижная |
||
|
Шкаф для документов |
||
|
Необходимое оборудование |
Компьютер |
|
|
Общего пользования для нескольких помещений |
||
|
Инвентарь |
Калькулятор |
|
|
Бокс для хранения дискет |
||
|
Съемный диск |
||
|
Канцелярский набор |
(в том числе, скрепки, линейка, кнопки, ручки, карандаши, ластик) |
|
* В Примечании реального документа лучше всего указать координаты поставщика по данному пункту.
Таким образом, если заранее понятно, что именно нужно для организации рабочего места, то проще продумать, как организовать весь процесс.
Основной принцип в данном случае — определить, что лучше иметь в запасе постоянно (на случай приема нового сотрудника), а что закупать уже после получения информации о выходе нового человека. Так, например, по инвентарю лучше иметь небольшой запас, тем более что он может понадобиться и работающим сотрудникам. Если позволяют площади можно иметь в запасе и столы со стульями. А вот хранить про запас компьютер вряд ли стоит – это и дорого, и, что самое главное, такая техника быстро морально устаревает и хранить ее без работы неэффективно.
Каким должен быть руководитель АХО?
Начальник отдела АХО должен быть личностью целеустремленной, стрессоустойчивой, требовательной, коммуникабельной. Также приветствуются навыки лидерства, организационный опыт, оперативность, порядочность.
Руководитель АХО должен найти несколько вариантов оперативного решения возникшего вопроса. Специалисту следует ознакомиться с Трудовым кодексом, внутренним распорядком организации, изучить структурные подразделения, их взаимодействие, соблюдать требования охраны труда. Обязательным для сотрудника такого ранга является осведомленность об актах, приказах, распоряжениях, изданных для службы АХО руководством.
Начальнику подразделения необходимо обладать познаниями в области экономики, управления, разбираться в материальной отчетности, знать и соблюдать порядок ее составления и сроки сдачи. Также руководитель должен уметь разбираться в поставщиках и функционале техники.
Так как в подразделении работает целая команда рабочих разных специальностей, то руководитель должен уметь управлять людьми, распределять отпуска, вести табельный учет, определять способы наказания.
Хозяйственное обеспечение компании — это обычно дело целой команды специалистов. Ее численность зависит от количества сотрудников всей компании. В среднем на 1000 трудящихся приходится 15 сотрудников АХО.
По профессиональному уровню работников административно-хозяйственного отдела разделяют на три группы:
- Плотники, техники, электрики, водители, гардеробщики, энергетики, сантехники, уборщики, инженеры, секретари.
- Главные инженеры, начальники АХО (расшифровка административно-хозяйственный отдел), администраторы, ведущие специалисты.
- Руководители предприятия, заместители директоров, технический директор, начальник АХЧ.
Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.
Административно-хозяйственный персонал
При этом существует два кардинально различающихся подхода к определению понятия административно-хозяйственного персонала, раскрывающихся следующим образом:
- В широком понимании, административно-хозяйственный персонал является одной из высших категорий структуры кадров, включая в себя как административно-управленческий, так и обслуживающий персонал, связанный с ведением внутренней хозяйственной деятельности. При этом во многом данное понятие часто оказывается тождественным административному персоналу в целом.
- В узком понимании, к административно-хозяйственному персоналу относят сотрудников, которые не принадлежат к административно-управленческому персоналу, а участвуют в первую очередь во внутренней хозяйственной деятельности предприятия.
Административный персонал: какие профессии
- руководители низшего звена, которые управляют деятельностью рядовых сотрудников и отчитываются перед руководителями среднего звена.
Они решают оперативные задачи, координируют деятельность простых специалистов или работников, не входящих в штат административно-управленческого персонала; - рядовые специалисты, выполняющие всю текущую работу и отвечающие только за свои действия.
Инфо
Начальник планово-экономического отдела 43. Начальник правового отдела 44. Начальник социального отдела 45. Начальник финансового отдела 46.
Начальник хозяйственного отдела 47. Проректор по административно-хозяйственной работе 48. Помощник ректора по общим вопросам 49. Проректор по учебной и научной работе 50.
Ректор 51. Руководитель 52. Секретарь руководителя 53. Системный администратор 54. Советник 55. Специалист по гражданской обороне 56.