Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2024 в бюджетной организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Обозначения в табеле (расшифровка)
По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2024 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.
Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2024 году
| Условные обозначения | Буквенный код | Цифровой код |
| Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | ||
| Продолжительность работы | ||
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
| Командировка | ||
| Служебная командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации | ||
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
| Отпуск | ||
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
| Нетрудоспособность | ||
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
| Прогулы, неявки | ||
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
| Выходные дни | ||
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
| Забастовка | ||
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
| Простой | ||
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
| Отстранение от работы | ||
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
| Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно | ||
| Время прохождения медико-социальной экспертизы | ЭК | 37 |
| Время диспансерного обследования беременных сотрудниц | ДИ | 38 |
| Время дополнительных перерывов для кормления ребенка | КР | 39 |
Обычно в табель ф 0504421 вносится информация специалистом отдела кадров или руководителем отдела на протяжении календарного месяца, а по его окончании передается в бухгалтерию для осуществления начисления заработка специалистам бюджетной сферы.
Обязанность по внесению данных в табель учета должна быть зафиксирована в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре с наличием ознакомительной росписи.
В форме 0504421 присутствует таблица, в которую заносятся буквенные обозначения для каждого момента отсутствия подчиненного бюджетной организации на работе и фактическое количество отработанных часов за день или за смену.
Значение для каждого дня в месяце заносится в специальную ячейку, разделенную пополам: сверху фиксируется количество часов, снизу — код в буквенном выражении, отражающий причину отклонения от нормы выработки в часах.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени (табель) является документом, который фиксирует отработанное время сотрудником за определенный период. Правильное заполнение табеля имеет важное значение для контроля рабочего времени и расчета заработной платы.
Ниже приведены основные правила заполнения табеля учета рабочего времени:
- Заполняйте табель каждый рабочий день. Время начала и окончания работы должно быть фиксировано точно.
- Для фиксации отработанного времени используйте табель учета рабочего времени Т-13. Это унифицированная форма, которая применяется в большинстве организаций.
- Применяйте одинаковые правила и формы для заполнения табеля на всех рабочих местах в организации. Это позволит упростить процесс учета рабочего времени и сделать его более надежным.
- Отличаются правила заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 от Т-13. В Т-12 необходимо указывать отработанное время за каждый день отдельно, в то время как в Т-13 отработанное время указывается суммарным значением за весь период.
- В табеле учета рабочего времени также необходимо указывать выходные и праздничные дни. Это позволит правильно рассчитать заработную плату сотрудника и учесть различные налоги.
Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13
Формы N Т-12 и N Т-13 являются унифицированными формами табеля учета рабочего времени на 2024 год. Они предназначены для фиксирования отработанного времени и дней отдыха работников.
Основные особенности формы N Т-12:
- Форма N Т-12 используется для заполнения табеля учета рабочего времени.
- В табеле N Т-12 фиксируются отработанное время и выходные дни работника.
- Форма N Т-12 не предусматривает учет праздничных дней.
- На основе табеля N Т-12 рассчитываются налоги и начисления.
- Правила заполнения табеля N Т-12 определены законодательством и требуют обязательного соблюдения.
Основные особенности формы N Т-13:
- Форма N Т-13 также используется для заполнения табеля учета рабочего времени.
- В табеле N Т-13 фиксируются отработанное время, выходные дни и праздничные дни работника.
- Форма N Т-13 предусматривает учет праздничных дней, что отличает ее от формы N Т-12.
- На основе табеля N Т-13 также рассчитываются налоги и начисления.
- Правила заполнения табеля N Т-13 включают в себя правила учета праздничных дней и требуют обязательного соблюдения.
Таким образом, формы N Т-12 и N Т-13 отличаются наличием учета праздничных дней в табеле N Т-13, а также правилами заполнения, связанными с этим учетом. Оба табеля предназначены для учета рабочего времени и являются важным инструментом для правильного рассчета налогов и начислений.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13
Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.
Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.
Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.
До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).
В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.
Чем предусмотрен табель
ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.
Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.
С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.
ВАЖНО!
Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.
Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:
- учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
- учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
- при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
- в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.
Табели: формы и применение
В альбоме унифицированных бланков первичных документов представлено два вида табелей – форма Т-12 и Т-13. Оба варианта являются типовыми и, согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, юридически – равноправны, однако имеют отличие в применении.
В чем же разница между, казалось бы, одинаковыми документами?
Унифицированная форма Т-12 – упрощенный бланк табеля учета рабочего времени и наиболее распространенный вариант табеля, используемый на предприятиях всех форм собственности. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк документа, но удобнее использовать уже готовую его форму.
В отличие от электронного аналога (типовой формы Т-13), упрощенный бланк табеля рабочего времени более актуален для предприятий, где обработка первичной учетной информации и начисление заработной платы производится без использования электронных программ комплексного бухгалтерского учета. Либо в тех случаях, когда в используемой на предприятии программе не предусмотрен Журнал учета рабочего времени и расчет заработной платы в электронном виде.
Вывод: речь идет об одном и том же документе, но в двух его видах – бумажном (Т-12) и электронном (Т-13).
Какие данные теперь нельзя опустить
Табельный номер
Система учета рабочего времени основывается на уникальном табельном номере каждого работника. При заполнении табеля необходимо указать табельный номер, чтобы правильно идентифицировать рабочего.
Фамилия, имя и отчество
Также необходимо указать полные данные о работнике: фамилию, имя и отчество. Это нужно для установления личности, а также для связи с работником в случае необходимости.
Дата и время начала и окончания работы
Основная информация, которую необходимо указать, это дата и время начала и окончания работы. Необходимо точно отмечать время начала и окончания рабочего дня, чтобы избежать споров и несоответствий при расчете заработной платы.
Перерывы
В табель учета рабочего времени необходимо указывать все перерывы, которые работник принимал в течение своего рабочего дня. Это может включать обеденный перерыв, отдых или другие промежутки времени, когда работник не находился на рабочем месте.
Отработанные часы
Выбередные данные, которые теперь нельзя опускать — это количество отработанных часов. По этой информации будет производиться расчет заработной платы и отпусков работника.
Заполнение табеля учета рабочего времени следует проводить в установленные сроки. В соответствии с трудовым законодательством РФ, табель должен быть заполнен не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Таким образом, если речь идет о табеле на январь 2024 года, то его заполнение должно быть завершено до 5 февраля 2024 года.
Невыполнение требований по срокам предоставления табеля может повлечь за собой дисциплинарное взыскание согласно трудовому законодательству и локальным нормативным актам организации. Поэтому важно не просчитать дату и своевременно предоставить заполненный табель в установленные сроки, чтобы избежать возможных штрафов или других негативных последствий.
Заполнение табеля учета рабочего времени должно проводиться внимательно и аккуратно, с соблюдением требований карточки отработанного времени и правил подсчета рабочих часов. Не забывайте проверять правильность указанных данных и подписей перед предоставлением табеля руководителю или кадровому отделу организации.
1. Неправильное заполнение периода
Одной из основных ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени является неправильное указание периода. Важно убедиться, что данные указаны для правильного временного периода, чтобы избежать путаницы и ошибок при подсчете рабочего времени.
2. Неверное указание даты
Очень частой ошибкой является неверное указание даты в табеле учета рабочего времени. Важно тщательно проверить указанные даты и убедиться, что они соответствуют фактическим датам работы.
3. Неправильное заполнение рабочего времени
Еще одна распространенная ошибка — неправильное заполнение рабочего времени. Важно указать точное время начала и окончания работы, а также прерывания или перерывы, если они имели место быть.
4. Необоснованные изменения
Если в табеле учета рабочего времени есть необоснованные изменения, такие как добавление или удаление рабочих дней без документального подтверждения, это может привести к серьезным проблемам и ошибкам при подсчете рабочего времени.
5. Отсутствие подписи или печати
Необходимо убедиться, что табель учета рабочего времени содержит подпись и печать ответственного лица. Отсутствие этих элементов может привести к недействительности табеля и возникновению ошибок при его использовании.
Выходные и праздничные дни в табеле
Форма табеля учета рабочего времени 2024 предусматривает фиксирование выходных и праздничных дней согласно унифицированным правилам. В табеле должны быть отражены все выходные дни, как официальные праздники, так и дни отдыха в рабочей неделе.
Время отдыха в табеле учета рабочего времени служит для фиксации отработанного времени сотрудников в течение месяца. Отдых оформляется с помощью специальных форм учета времени, где указывается и дата, и количество часов, проведенных на отдыхе или выходных.
Выходные и праздничные дни в табеле организуются исходя из установленных правил и норм. Например, такие дни, как Новый год, 8 Марта, 1 Мая и другие, считаются официальными праздниками и обязательно отмечаются в табеле. В рабочей неделе также предусмотрены выходные дни, о которых при составлении графика работы заранее уведомляются сотрудники.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421). Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н). Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.