Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «И снова о расчетах учреждения через подотчетных лиц…». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).
На какие цели можно выдать наличные денежные средства под отчет?
Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
В соответствии с п. 4.1 Положения N 373-П наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.
Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У. В соответствии с данным документом поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:
- на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
- на выплату стипендий;
- на оплату командировочных расходов;
- на оплату товаров, работ и услуг;
- на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.
Таким образом, цели, на которые можно выдать денежные средства под отчет, в принципе остались теми же: это командировочные и хозяйственно-операционные расходы.
Что должно быть отображено
В шапке документа должно содержаться следующее:
- полное название организации;
- дата, когда был составлен приказ;
- регистрационный №;
- заголовок;
- формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
- текст;
- подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
- подпись директора и ее расшифровка;
- подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.
В самом тексте должна быть указана следующая информация:
- ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
- Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
- Основание и перечисление подтверждающих документов.
- Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
Возмещение расходов по командировке
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
Узнайте как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .
Бухучет возмещения расходов сотруднику
После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.
Как отразить возмещение сотруднику в бухучете?
После одобрения сделки руководством и формирования служебной записки на возмещение расходов (образец с подробными рекомендациями представлен здесь: business-trip.online) нужно правильно отразить операцию в бухучете.
Недопустимо использование счета 71, так как он применяется для расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с приказом Минфина № 94 такие ситуации нужно отражать на счете 73.
Возмещение расходов из кассы возможно с применением проводки: Дт 73 Кт. 50; принятие к учету НДС — Дт 19 Кт 73, а факт получения товаров — Дт 10 Кт 73.
Важно! Компенсация расходов на цели хозяйственной деятельности предприятия не может быть отнесена к экономической выгоде сотрудника. Эта выплата не является доходом, поэтому исчисление НДФЛ недопустимо.
Возмещения личных расходов сотруднику
Организация вправе не возмещать деньги сотруднику, если одно из этих условий не исполняется (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету.
В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.). Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.
Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи.
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Возмещение расходов, понесенных работодателем в связи с обучением
В ч. 2 ст. 207 ТК РФ говорится о том, что в случае, если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по ученическому договору, в том числе не приступает к обусловленной в нем работе, он по требованию работодателя возмещает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем в связи с профессиональным обучением расходы.
В ст. 249 ТК РФ на работника возложена обязанность по возмещению затрат, понесенных работодателем при направлении его на обучение за счет средств работодателя, в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет средств работодателя, то есть ученическим договором.
Установленные названными статьями правила возмещения работодателю расходов, понесенных в связи с обучением, распространяются как на работников, состоящих в трудовых отношениях, так и на лиц, ищущих работу. При взыскании с граждан расходов, понесенных работодателем в связи с их профессиональным обучением, необходимо руководствоваться не только приведенными специальными нормами, но и общими предписаниями о материальной ответственности. Напомним, что к материальной ответственности могут быть привлечены не только работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях, но и лица, причинившие работодателю ущерб, не имеющие с ним трудовых отношений. В связи с чем при решении вопроса о возмещении работодателю понесенных при проведении за его счет профессионального обучения расходов помимо названных специальных норм применяются общие правила о материальной ответственности. Сказанное позволяет выделить следующие юридически значимые обстоятельства, доказанность которых позволяет признать законным и обоснованным решение о взыскании в пользу работодателя понесенных в связи с профессиональным обучением за его счет расходов.
Во-первых, должно быть доказано наличие у работодателя расходов в связи с проведением за его счет профессионального обучения, которые в соответствии с законодательством или в силу соглашения, заключенного между работодателем и лицом, проходившим профессиональное обучение, подлежат возмещению. В ч. 2 ст. 207 ТК РФ к числу этих расходов отнесена стипендия, выплаченная обучающемуся за счет средств работодателя в период профессиональной подготовки. В связи с чем размер данной стипендии при невыполнении работником соответствующих обязательств может быть взыскан и без включения соответствующего условия в ученический или трудовой договор. В ст. 249 ТК РФ сказано о возмещении затрат, понесенных работодателем в связи с профессиональным обучением работника. То есть должно быть доказано наличие у работодателя прямого действительного ущерба, который возник в связи с профессиональным обучением конкретного лица. Данный ущерб не является объектом индексации. В связи с чем он подлежит взысканию в сумме, равной понесенным работодателем при профессиональном обучении конкретного лица расходам. Условие о возмещении затрат, связанных с профессиональным обучением, также может быть не включено в ученический трудовой договор. Однако обязанность по возмещению этих затрат возникает при невыполнении обязательств, которые в соответствии с законодательством включены в ученический или трудовой договор.
Во-вторых, при привлечении лица, прошедшего профессиональное обучение за счет средств работодателя, к материальной ответственности по их возмещению должно быть доказано включение в ученический или трудовой договор условий данной ответственности с соблюдением требований законодательства. В ч. 2 ст. 207 ТК РФ к числу таких условий отнесен отказ приступить к обусловленной одним из указанных договоров работе. То есть в договоре должно быть указано, к какой конкретно работе и в какой срок должен приступить гражданин, прошедший обучение за счет средств работодателя. Отсутствие данного условия не позволяет на законных основаниях привлечь к материальной ответственности по возмещению работодателю расходов, связанных с профессиональным обучением конкретного лица.
Вторым условием, неисполнение которого может стать поводом для привлечения к рассматриваемой ответственности, в ст. 249 ТК РФ названо установление срока работы у работодателя, за счет которого проведено профессиональное обучение, в ученическом или трудовом договоре. Как уже отмечалось, любое условие договора о труде не может противоречить законодательству, то есть умалять гарантированные в нем права и свободы. В ч. 1 ст. 37 Конституции РФ каждому гражданину, в том числе прошедшему обучение за счет средств работодателя, гарантируется право свободно распоряжаться своими способностями к труду. Поэтому оплата работодателем профессионального обучения гражданина не может быть препятствием для распоряжения им своими способностями к труду. В связи с чем ограничение данного права на основании договора о труде должно соответствовать предоставленным работодателем льготам при профессиональном обучении. Несоответствие возложенных на гражданина обязанностей по отработке предоставленным по профессиональному обучению за счет средств работодателя льготам позволяет признать данное условие договора о труде противоречащим законодательству. Например, в том случае, когда срок работы после прохождения профессионального обучения, который установлен в договоре о труде, превышает срок сам��го профессионального обучения за счет средств работодателя. В связи с чем право работника на свободное распоряжение своими способностями к труду необоснованно ограничивается на основании договора о труде, что вступает в противоречие с законодательством.
Перечисленные условия, невыполнение которых может стать поводом для привлечения гражданина к материальной ответственности по возмещению работодателю понесенных в связи с его обучением расходов, должны быть включены в ученический или трудовой договор в письменной форме. Несоблюдение письменной формы при возникновении спора лишает представителей работодателя права ссылаться на свидетельские показания для подтверждения этих условий.
Из ч. 2 ст. 207 ТК РФ следует, что в ученический или трудовой договор могут быть включены и другие обязанности работника, неисполнение которых может стать поводом для взыскания с него расходов, потраченных работодателем на его профессиональное обучение. Однако и в этом случае при возложении на работника дополнительных обязанностей должно быть соблюдено правило о соразмерной компенсации путем предоставления ему соответствующих льгот. Работник не должен нести материальную ответственность по возмещению указанных расходов при совершении незначительных дисциплинарных проступков, например за опоздание на работу. Даже в том случае, если соответствующее условие имеется в заключенном с ним договоре. В рассматриваемой ситуации возлагаемая на работника договором ответственность явно несоразмерна допущенному им нарушению, что противоречит общим принципам привлечения к ответственности, в частности, соразмерности между совершенным проступком и мерой ответственности, соблюдению справедливости при привлечении к ответственности. В связи с изложенным можно сделать вывод о несоразмерности между возлагаемой на работника договором обязанностью и последствиями, которые наступают при ее невыполнении. Наличие данной обязанности ухудшает положение работника по сравнению с законодательством, но не компенсируется предоставлением соответствующих прав. Полученные работником льготы при прохождении профессионального обучения не должны рассматриваться в качестве достаточной компенсации указанной обязанности. Ведь получение этих льгот никоим образом не связано с данной обязанностью. Поэтому условие, невыполнение которого может стать поводом для привлечения работника к материальной ответственности в виде взыскания средств, потраченных на его обучение работодателем, должно быть связано с отсутствием у работодателя возможности использования его по полученной профессии, специальности, квалификации. Возложение на работника других обязанностей означает ухудшение его положения по сравнению с законодательством, что позволяет признать условие договора о труде недействующим.
Что из расходов подлежит возмещению работнику
Регулирование данного вопроса осуществляется в рамках положений статей ТК РФ. Согласно им, компенсации сотруднику в обязательной форме подлежат такие расходы:
- Связанные с затратами на транспортные услуги (при задействовании личного средства передвижения, заключении договора аренды на машину, использовании такси или общественного транспорта);
- Затраты на удовлетворение первичных потребностей, в частности, питание;
- Потраченная сумма на поиск и съем жилплощади на время командировки;
- Средства на оплату дополнительных потребностей, обусловленных особенностями рабочего процесса (обмен валют, интернет и мобильная связь, заказ материалов).
При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете
Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.
Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.
Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».
КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными
Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.
О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам – данный пункт исключен из указания № 3210-У.