Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса субаренда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для составления гарантийного письма нет разработанной и утвержденной формы или бланка. Составитель может писать его в свободной форме, указав информацию, которая обязательно должна содержаться в письме. Если оформитель письма — юр. лицо, оно составляется на фирменном бланке организации.
Выбираем юридический адрес для регистрации ООО
Юридический адрес для ООО. Требования налоговой. Способы получения юридического адреса…
Читать статью Смена юридического адреса ООО
Как правильно оформить смену юридического адреса ООО. Требования налоговой и перечень необходимых документов…
Как оформить гарантийное письмо для регистрации ООО
Официального бланка гарантийного письма нет, поэтому при его составлении надо ориентироваться на правила делового документооборота. Кроме того, из письма должна быть понятна конкретика: кто, кому и что гарантирует.
Выдать гарантийное письмо в налоговую может как физическое лицо, так и организация. Соответственно, шапка письма будет оформляться по-разному:
- собственник-физлицо указывает свое полное имя и паспортные данные;
- собственник-юрлицо прописывает полное фирменное наименование и коды ИНН/ОГРН.
Обычная структура гарантийного письма выглядит так.
- Реквизиты ИФНС, в которую подается письмо.
- Название документа — «Гарантийное письмо».
- Фраза, подтверждающая сдачу в аренду конкретного помещения будущей компании, если она успешно пройдет процедуру регистрации.
- Подробный юридический адрес так, как он указан в заявлении Р11001. В бизнес-центрах структура адреса может быть очень сложной, с указанием не только дома и корпуса, но также этажа, помещения и офиса.
- Подтверждение того факта, что заявитель распоряжается помещением на законных правах (собственности или пользования).
- Гарантия, что сдача помещения в аренду или субаренду не нарушает прав третьих лиц или законодательства РФ.
- Перечень приложенных документов (например, копия свидетельства о собственности, выписка из реестра недвижимости, договор аренды, разрешающий передачу помещения в субаренду).
- Подпись лица, выдавшего письмо, и его контакты для связи.
Форма гарантийного письма о предоставлении юридического адреса
- Если гарантийное письмо собственника о предоставлении юридического адреса оформляет юрлицо, запросите документ на фирменном бланке, чтобы в полной мере соблюсти деловой этикет. Если гарантийное письмо на юридический адрес выдаёт физическое лицо, достаточно грамотного соответствия образцу.
- В случае, когда ООО регистрируют в квартире руководителя, подтверждают юридический адрес согласие собственника помещения и (по требованию отдельных инспекций) согласие прописанных в помещении лиц.
- И к согласию собственника жилого помещения, и к гарантийному письму для регистрации юридического адреса прилагается копия свидетельства права собственности.
- Даты проставлять не обязательно, поскольку срок действия у гарантийного письма о предоставлении юридического адреса законом не ограничен.
Как составить письмо о предоставлении юридического адреса (гарантийное письмо)?
По своей сущности этот документ возлагает на владельца/арендатора нежилого сооружения обязательства в виде передачи на условиях аренды или субаренды офисных «квадратных метров», которые будут использоваться с целью осуществления госрегистрирующейся компанией хозяйственной деятельности
В тексте письма о предоставлении юр. адреса должно присутствовать следующее:
- исходящий номер письма, а также календарная дата его выдачи;
- юридически значимый документ желательно составить на фирменном бланке компании-арендодателя, чтобы на нем присутствовали полные реквизиты компании, контактные номера телефонов и адрес.
Также нелишним будет в тексте письма указать дополнительные условия предстоящего договора, характере использования арендатором помещения, конкретные сроки, на которые это помещение будет сдаваться. Также в качестве доказательстве следует приложить к письму заверенную копию свидетельства о праве собственности на арендуемое помещение.
Общие правила оформления арендного соглашения
Справка! договор аренды под офис, который заключается сроком на 12 месяцев или более, нужно обязательно зарегистрировать в ИФНС, в противном случае он может быть признан судом недействительным.
Соглашение об аренде помещения оформляется, как правило, уже после регистрации юридического лица, поскольку сам договор при сдаче документов в ИФНС предоставлять не нужно, достаточно гарантийного письма от собственника и предварительного договора аренды.
О том, как оформить договор аренды нежилого помещения между юридическими лицами, мы писали тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как заключить такое соглашение между физ. и юр. лицом.
Гарантийное письмо не имеет утвержденной формы или бланка. Вы можете составить письмо в произвольной форме. Обязательно укажите в нем:
-
реквизиты арендодателя и наименование ИФНС, где предполагается зарегистрировать компанию;
-
подробный адрес, площадь сдаваемого в аренду помещения и его характеристики — как будет указано в договоре аренды;
-
имя руководителя создаваемого ООО и его фирменное наименование;
-
подтверждение готовности передать помещение в пользование по договору аренды.
В каких случаях может потребоваться гарантийное письмо:
- при регистрации юр. лица данное письмо могут затребовать сотрудники ИФНС;
- имея письменную гарантию от собственника арендуемых помещений, организация может обезопасить себя. Это касается ситуаций, связанных с оформлением сделок, когда у организации отсутствует возможность проверки контрагента;
- когда юр. лицу необходимы гарантии, что в перспективе данное помещение будет предоставлено в аренду именно ему.
Форма гарантийного письма о предоставлении юридического адреса
- Если гарантийное письмо собственника о предоставлении юридического адреса оформляет юрлицо, запросите документ на фирменном бланке, чтобы в полной мере соблюсти деловой этикет. Если гарантийное письмо на юридический адрес выдаёт физическое лицо, достаточно грамотного соответствия образцу.
- В случае, когда ООО регистрируют в квартире руководителя, подтверждают юридический адрес согласие собственника помещения и (по требованию отдельных инспекций) согласие прописанных в помещении лиц.
- И к согласию собственника жилого помещения, и к гарантийному письму для регистрации юридического адреса прилагается копия свидетельства права собственности.
- Даты проставлять не обязательно, поскольку срок действия у гарантийного письма о предоставлении юридического адреса законом не ограничен.
Унифицированной формы для гарантийного письмо не предусмотрено, поэтому оно пишется произвольно. Часто его форма предоставляется арендодателем, можно скачать шаблон и в интернете.
Есть несколько обязательных моментов, которые должны быть в гарантийном письме.
В шапке укажите данные налоговой инспекции, где будет регистрироваться ООО. Ниже напишите информацию о собственнике помещения: ФИО и телефон для физ. лица, наименование, адрес и телефон для юр. лица.
По номеру телефона, который указан в гарантийном письме, могут позвонить налоговые инспекторы, чтобы убедиться в достоверности намерений. Предупредите об этом арендодателя.
Название документа расположите по центру: «Гарантийное письмо».
В тексте необходимо ясно выразить следующие факты:
- Согласие на предоставление помещения в качестве юридического адреса для компании,
- Адрес и площадь недвижимости,
- Документы, на основании которых собственнику принадлежит помещение (их копии необходимо приложить к гарантийному письму),
- Название ООО, которому планируется предоставить помещение,
- Обязательство заключить договор аренды после регистрации ООО.
Письмо подписывают все собственники. Если владельцем помещения является юр. лицо, то внизу письма ставится еще и печать, если она есть.
Если гарантийное письмо предоставляют от имени организации, при личной подаче понадобится обеспечить присутствие всех участников юрлица, либо, что гораздо удобнее, готовый пакет привозит в ИФНС доверенное лицо, подтвердившее право на представление интересов компании нотариально заверенной доверенностью. Если пакет направляют почтовой отправкой, необходима опись вложения.
При дистанционной подаче бумаг через электронный документооборот, используют соответствующий онлайн сервис Налоговой службы. Способ доступен только при наличии квалифицированной электронной подписи. Если заявитель еще не зарегистрировался, предстоит выполнить необходимые регистрационные действия.
После отправки обращения в ФНС предупреждают собственника помещения, что его могут попросить подтвердить предоставленные гарантии. Следует оставаться на связи и отвечать на звонок налоговиков.
Как выбрать место регистрации ООО и АО
При регистрации ООО или АО в документах указывается юрадрес, определяющий, с каким отделением налоговой службе предстоит работать, куда именно вносить налоги. В реальной жизни существует два варианта: юридический и фактический. Это происходит в том случае, если в момент регистрации место присутствия главного офиса ООО определено не окончательно, и позже оно поменялось. Так возникает несовпадение. Кроме этого, могут появиться и другие причины, например, арендатор изменил своё решение или повысил арендную стоимость. Тогда руководитель ООО вынужден менять адрес своей компании, который также не будет совпадать с юридическим.
Хотя нет чётких требований о неукоснительном соблюдении одного и того же адреса, безусловно, лучше, если так и будет на самом деле. При смене пребывания главного офиса ООО или АО, в идеале необходимо внести изменения в учредительные документы и уведомить об этом налоговую службу. Это потребует дополнительных затрат времени и средств, зато все документы будут в полном порядке.
Договор субаренды с арендующим
Другим вариантом приобретения юр. адреса является договор субаренды, когда арендующий с согласия собственника предоставляет аренду помещения третьим лицам. Покупка такого адреса также является совершенно законной, однако в этом случае может возникнуть больше сложностей, а также соответственно возрастает количество участников сделки (теперь их трое), прилагающихся документов и затруднятся коммуникации как по помещению, так и по его документам с собственником.
При этом взаимодействие, даже если не напрямую, но с собственником необходимо, так как от него должно быть обязательно официальное согласие на субаренду. Также при субаренде может быть сложнее зарегистрировать Общество или внести изменения в учредительные документы в связи со сменой адреса; оформить отношения с банком и т. д. То есть внимательность к договору субаренды должна быть повышенной, чтобы в дальнейшем не столкнуться с трудностями.
Единой формы гарантии нормативные акты не устанавливают. Организации, специализирующиеся на сдаче коммерческих помещений в аренду, разрабатывают собственные бланки. Документы стараются защитить от фальсификации разными способами. Их могут изготавливать на особой бумаге, дополнять голограммами, печатями, фирменными наклейками. Гарантиям присваивают уникальные регистрационные номера. Правила оформления утверждаются локальными положениями.
При этом участники арендного рынка стремятся соблюдать общие требования. В документах обязательно указывается:
- наименование и полные реквизиты собственника;
- контактные данные для проверки подлинности гарантии;
- конкретное арендуемое помещение, включая адрес, площадь, этаж и прочие характеристики;
- подпись и печать владельца.
Во избежание злоупотреблений в документе нередко закрепляют срок действия. До его истечения вновь созданная организация должна подписать договор и занять зарезервированные площади. Включение пункта обеспечивает интересы арендодателя. Если соглашение так и не будет подписано, владелец недвижимости обратится в налоговый орган с сообщением о недостоверности юридического адреса.
Когда фирма регистрируется по месту жительства учредителя или директора, оформляется согласие собственника. В документе указываются реквизиты и контакты, паспортные данные владельца, информация о правах на недвижимость. Основным элементом становится письменное одобрение размещения фирмы. Текст не должен содержать размытых формулировок. Образец можно отыскать в бесплатных справочно-правовых системах и на тематических порталах.
Учредитель ООО может выдать ГП самому себе, если он является собственником помещения. Документ составляют в форме обязательства о предоставлении площадей создаваемой организации.